Đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới: Hướng dẫn toàn diện và chi tiết nhất

Đối với các công ty mới thành lập, việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là một bước pháp lý bắt buộc và vô cùng quan trọng để tuân thủ quy định của pháp luật thuế Việt Nam. Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị chữ ký số, lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, sau đó nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT lên cơ quan thuế và chờ thông báo chấp thuận. Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quản lý và đảm bảo tính hợp pháp trong mọi giao dịch.

Tại sao đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là bắt buộc và cần thiết?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu hoạt động.

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với công ty mới thành lập là gì?

Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ thủ công, giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển và kho bãi. Đây là một lợi thế lớn cho các công ty mới thành lập có ngân sách hạn chế.
Nâng cao hiệu quả quản lý: Quy trình lập, xuất và gửi hóa đơn điện tử được thực hiện nhanh chóng, tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất cho doanh nghiệp mới.
Dễ dàng tra cứu và lưu trữ: Mọi hóa đơn điện tử đều được lưu trữ an toàn trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc của doanh nghiệp, giúp việc tra cứu và đối soát trở nên dễ dàng, thuận tiện.
Đảm bảo tính pháp lý và an toàn bảo mật: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi được ký bằng chữ ký số hợp lệ, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể thay đổi của dữ liệu.
Tuân thủ quy định pháp luật: Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về quản lý thuế.

Quy định pháp luật hiện hành về đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là gì?

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này áp dụng hoàn toàn cho các công ty mới thành lập kể từ ngày 01/07/2022. Do đó, việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là một thủ tục không thể bỏ qua ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp mới không tuân thủ, có thể phải đối mặt với các hình thức xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Các điều kiện cần thiết trước khi đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là gì?

Để quá trình đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

1. Công ty mới thành lập có giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ chưa?

Đây là điều kiện tiên quyết. Một công ty mới thành lập phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp. Thông tin trên giấy phép này sẽ được sử dụng để khai báo khi đăng ký hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp đã có chữ ký số hợp lệ chưa?

Chữ ký số là yếu tố không thể thiếu để xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần mua và cài đặt chữ ký số từ các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Chữ ký số sẽ được sử dụng để ký điện tử vào Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT khi nộp lên cơ quan thuế và ký trên mỗi hóa đơn điện tử phát hành sau này.

3. Có cần tài khoản ngân hàng để đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới không?

Mặc dù không phải là điều kiện bắt buộc trực tiếp để đăng ký hóa đơn điện tử, nhưng một công ty mới thành lập chắc chắn sẽ cần có tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch kinh doanh, thanh toán cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử và nhận thanh toán từ khách hàng. Thông tin tài khoản ngân hàng thường được khai báo trong quá trình đăng ký kinh doanh và phục vụ cho các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

4. Đã lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử (hoặc cổng thông tin của CQT) chưa?

Trước khi đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới, doanh nghiệp cần quyết định sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp hóa đơn điện tử (T-VAN) được Tổng cục Thuế công nhận, hoặc sử dụng Cổng thông tin của Tổng cục Thuế nếu đủ điều kiện. Hầu hết các công ty mới thành lập thường chọn giải pháp từ T-VAN vì sự tiện lợi, tính năng đa dạng và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

Quy trình từng bước để đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới như thế nào?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới cần tuân thủ một quy trình đăng ký HĐĐT nhất định để đảm bảo tính hợp lệ. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và hạ tầng cho hóa đơn điện tử

Mua và cài đặt Chữ ký số: Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín (ví dụ: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, NewCA…) để mua chứng thư số và cài đặt vào máy tính hoặc thiết bị an toàn. Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và đúng tên công ty mới thành lập.
Hệ thống máy tính và kết nối internet: Đảm bảo máy tính có kết nối internet ổn định và các trình duyệt web tương thích để truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử và cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cho doanh nghiệp mới

Tìm hiểu và đánh giá: Nghiên cứu các nhà cung cấp hóa đơn điện tử (T-VAN) trên thị trường (ví dụ: Misa, Viettel, VNPT, BKAV, E-invoice, EasyInvoice…).
Tiêu chí lựa chọn:
- Phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty mới thành lập.
- Hỗ trợ kỹ thuật tốt, nhanh chóng.
- Giao diện dễ sử dụng, tính năng đầy đủ.
- Giá cả hợp lý, có thể có gói miễn phí hóa đơn điện tử ban đầu.
- Đã được Tổng cục Thuế cấp phép.
Ký hợp đồng và cài đặt phần mềm: Sau khi chọn được nhà cung cấp, ký hợp đồng dịch vụ và được hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT)

Đây là bước cốt lõi trong quy trình đăng ký HĐĐT.

Truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: Sử dụng trình duyệt web, truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
Đăng nhập: Chọn mục “Doanh nghiệp”, sau đó đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.
Vào chức năng đăng ký: Chọn “Khai thuế” -> “Đăng ký sử dụng HĐĐT”.
Điền Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT:
- Tên đơn vị, mã số thuế: Hệ thống tự động điền thông tin từ chữ ký số.
- Loại hóa đơn sử dụng: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc “Hóa đơn bán hàng” tùy theo loại hình kinh doanh của công ty mới thành lập.
- Hình thức gửi dữ liệu: Chọn “Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử” (T-VAN) và điền tên tổ chức đã chọn ở Bước 2, hoặc “Trực tiếp qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế” nếu đủ điều kiện và được Tổng cục Thuế thông báo.
- Thông tin khác: Điền các thông tin liên hệ, email, số điện thoại.
Ký và nộp: Sau khi điền đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng, ký điện tử bằng chữ ký số và nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử lên Tổng cục Thuế.

Bước 4: Nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế

Trong vòng 1 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được Đơn đăng ký HĐĐT), cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận cho công ty mới thành lập qua email hoặc trên Cổng thông tin Thuế điện tử.
Nếu nhận được thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-HĐĐT), doanh nghiệp mới đã chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 5: Lập và phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên

Cài đặt cấu hình: Cấu hình thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp đã chọn.
Lập hóa đơn: Thực hiện nghiệp vụ kế toán, lập hóa đơn điện tử cho giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ đầu tiên.
Ký số và gửi: Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo phương thức đã chọn (email, hệ thống…).

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho công ty mới thành lập cần chú ý những gì?

Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng quyết định sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình vận hành sau khi đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới

Tính pháp lý và tuân thủ: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78.
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ thao tác, phù hợp với đội ngũ kế toán của công ty mới thành lập chưa có nhiều kinh nghiệm.
Tính năng đầy đủ: Hỗ trợ đầy đủ các tính năng cần thiết như tạo, phát hành, quản lý, tra cứu, báo cáo hóa đơn điện tử, tích hợp với chữ ký số.
Tích hợp: Khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng (ERP) mà doanh nghiệp mới đang hoặc dự định sử dụng.
Bảo mật: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật cao.
Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, đặc biệt quan trọng khi công ty mới thành lập gặp sự cố.
Chi phí: Mức giá hợp lý, phù hợp với ngân sách của công ty mới thành lập, cân nhắc các gói miễn phí hóa đơn điện tử ban đầu.

Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam

Misa eSign: Một trong những phần mềm phổ biến, dễ sử dụng, tích hợp sâu với phần mềm kế toán Misa.
Viettel Invoice: Cung cấp giải pháp tổng thể, hỗ trợ đa dạng loại hình doanh nghiệp.
VNPT Invoice: Giải pháp của VNPT, uy tín, ổn định.
BKAV eHoadon: Nổi tiếng về bảo mật, tích hợp tốt với nhiều hệ thống.
E-invoice (Thái Sơn): Phần mềm chuyên nghiệp, nhiều tính năng nâng cao.
EasyInvoice (SoftDreams): Giao diện thân thiện, hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Vấn đề miễn phí hóa đơn điện tử ban đầu cho công ty mới thành lập

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có các gói hỗ trợ đặc biệt cho các doanh nghiệp mới hoặc các gói miễn phí hóa đơn điện tử với số lượng hóa đơn giới hạn. Đây là một điểm cộng đáng cân nhắc để giúp công ty mới thành lập tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, cần đọc kỹ điều khoản và điều kiện của các gói này để đảm bảo phù hợp với nhu cầu lâu dài của doanh nghiệp. Sau khi hết số lượng hóa đơn điện tử miễn phí, doanh nghiệp sẽ phải mua thêm gói dịch vụ.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là gì?

Để đảm bảo quá trình đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, có một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp mới cần đặc biệt chú ý.

Thời hạn để đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới thành lập là bao lâu?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là, ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và nhận được mã số thuế, công ty mới thành lập cần tiến hành ngay việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới để có thể phát hành hóa đơn hợp lệ ngay từ giao dịch đầu tiên. Không có thời gian “chờ” hay “chuyển tiếp” cho doanh nghiệp mới.

Trách nhiệm của doanh nghiệp mới khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Lập hóa đơn đúng quy định: Đảm bảo nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ hóa đơn: Có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định (thường là 10 năm), đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng tra cứu.
Bảo mật thông tin: Bảo mật thông tin chữ ký số và tài khoản truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
Báo cáo sử dụng hóa đơn: Mặc dù không còn thông báo phát hành hóa đơn điện tử thủ công, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các báo cáo liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế (nếu có).

Xử lý sự cố, sai sót trong quá trình đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Liên hệ nhà cung cấp: Nếu gặp vấn đề kỹ thuật với phần mềm hóa đơn điện tử hoặc chữ ký số, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.
Liên hệ cơ quan thuế: Đối với các vấn đề liên quan đến quy định pháp luật hoặc tình trạng hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, hãy liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế quản lý hoặc bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế.
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót: Nắm vững các quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót (hủy, thay thế, điều chỉnh) theo Thông tư 78 để tránh rủi ro pháp lý.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cho công ty mới thành lập cần làm gì?

Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp: Đa số nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của họ trong một khoảng thời gian nhất định.
Lưu trữ nội bộ: Doanh nghiệp mới nên có một bản sao lưu trữ nội bộ (có thể là file XML, PDF đã ký số) trên máy chủ hoặc các thiết bị lưu trữ của mình để đảm bảo an toàn dữ liệu và chủ động trong việc tra cứu.
Đảm bảo tính toàn vẹn: Việc lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử, không thể bị sửa đổi sau khi phát hành.

Những câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới (FAQ)

Công ty mới thành lập có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?

Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, trong đó có công ty mới thành lập, đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là thủ tục không thể thiếu.

Tôi có thể đăng ký hóa đơn điện tử miễn phí không?

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể cung cấp các gói hóa đơn điện tử miễn phí với số lượng hóa đơn nhất định cho công ty mới thành lập hoặc các gói dùng thử. Tuy nhiên, các gói này thường có giới hạn về số lượng hoặc thời gian sử dụng. Sau đó, doanh nghiệp mới sẽ cần mua các gói dịch vụ trả phí để tiếp tục sử dụng.

Thời gian từ khi đăng ký đến khi sử dụng được hóa đơn điện tử là bao lâu?

Nếu hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử của bạn đầy đủ và hợp lệ, cơ quan thuế thường sẽ có thông báo chấp nhận trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký (Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT). Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, công ty mới thành lập có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đã chọn.

Nếu không đăng ký hóa đơn điện tử kịp thời thì bị phạt như thế nào?

Nếu công ty mới thành lập không đăng ký hóa đơn điện tử hoặc không sử dụng hóa đơn điện tử khi đã đến hạn theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Các mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Chữ ký số có vai trò gì trong đăng ký hóa đơn điện tử?

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong quy trình đăng ký HĐĐT và sử dụng hóa đơn điện tử. Nó được dùng để:

Ký điện tử vào Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT khi nộp lên cơ quan thuế.
Ký xác nhận trên mỗi hóa đơn điện tử phát hành, đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hóa đơn.
Đăng nhập vào các cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử không?

Theo quy định mới, doanh nghiệp không còn phải nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử như đối với hóa đơn giấy. Thay vào đó, việc nộp Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT chính là hình thức thông báo việc sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, công ty mới thành lập có thể trực tiếp sử dụng hóa đơn điện tử.

Kết luận về đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới

Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới là một bước đi chiến lược không chỉ để tuân thủ pháp luật mà còn để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh ngay từ giai đoạn khởi sự. Bằng cách nắm vững quy trình đăng ký HĐĐT, lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết như chữ ký số, công ty mới thành lập có thể dễ dàng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, tận hưởng những lợi ích vượt trội về chi phí, hiệu quả và tính minh bạch. Đừng chần chừ, hãy ưu tiên hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới ngay sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ mọi quy định pháp luật.

Bạn đang cần hỗ trợ đăng ký kinh doanh hoặc các dịch vụ liên quan?