Muốn Thuê Nhân Viên Cần Đăng Ký Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Khi muốn thuê nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký pháp lý quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật lao động và bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động. Các bước cơ bản bao gồm đăng ký thông tin doanh nghiệp (nếu chưa có), đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, và có thể cả đăng ký thang bảng lương, nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc hoàn tất các thủ tục này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Mục lục (Table of Contents):

Khi muốn thuê nhân viên, doanh nghiệp cần đăng ký những gì?
Ngoài các thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi muốn thuê nhân viên?
Các nghĩa vụ pháp lý quan trọng khi muốn thuê nhân viên là gì?
Tại sao việc hoàn tất các thủ tục đăng ký khi muốn thuê nhân viên lại quan trọng?
Những câu hỏi thường gặp khi muốn thuê nhân viên (FAQPage)

Khi muốn thuê nhân viên, doanh nghiệp cần đăng ký những gì?

Khi một doanh nghiệp hay hộ kinh doanh muốn thuê nhân viên, việc thực hiện đúng và đủ các thủ tục đăng ký là vô cùng cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động, từ đó xây dựng một môi trường làm việc ổn định và chuyên nghiệp. Vậy cụ thể, khi muốn thuê nhân viên, doanh nghiệp cần đăng ký những gì?

Đăng ký thành lập doanh nghiệp/Hộ kinh doanh (Nếu chưa có)

Trước khi nghĩ đến việc muốn thuê nhân viên, bước đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải có một tư cách pháp lý để hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp: Nếu bạn chưa có đăng ký kinh doanh dưới dạng công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, bạn cần hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở. Đây là nền tảng pháp lý để bạn có thể ký kết hợp đồng lao động và thực hiện các nghĩa vụ của người sử dụng lao động.
Hộ kinh doanh: Đối với hộ kinh doanh cá thể, bạn cần đăng ký tại UBND cấp huyện. Mặc dù quy mô nhỏ hơn, hộ kinh doanh vẫn có thể muốn thuê nhân viên và phải tuân thủ các quy định về lao động, bảo hiểm.

Việc có tư cách pháp lý rõ ràng là điều kiện tiên quyết để bạn có thể hợp pháp hóa quá trình muốn thuê nhân viên và làm việc. Nếu bạn chỉ là cá nhân chưa đăng ký kinh doanh mà muốn thuê nhân viên, điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý và vi phạm quy định về sử dụng lao động.

Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên

Mã số thuế cá nhân (MST) là một yếu tố bắt buộc đối với mọi công dân có thu nhập chịu thuế, bao gồm cả nhân viên của bạn. Khi muốn thuê nhân viên, một trong những nhiệm vụ của người sử dụng lao động là hỗ trợ nhân viên đăng ký MST nếu họ chưa có.

Tại sao cần? MST cá nhân là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động theo quy định của pháp luật thuế, cũng như để cơ quan thuế quản lý và hoàn thuế (nếu có).
Quy trình:
- Thu thập thông tin của nhân viên (CMND/CCCD).
- Doanh nghiệp có thể đăng ký MST cho nhân viên thông qua cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hồ sơ gồm: Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu số 05-ĐK-TCT), bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người lao động.
- Việc này cần được thực hiện ngay khi ký kết hợp đồng lao động và trước khi chi trả thu nhập cho nhân viên. Đây là một bước không thể thiếu khi bạn muốn thuê nhân viên một cách hợp pháp.

Đăng ký Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên

Đây là một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất của người sử dụng lao động khi muốn thuê nhân viên. Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) không chỉ là quyền lợi của người lao động mà còn là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

BHXH: Đảm bảo quyền lợi về hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
BHYT: Đảm bảo quyền lợi khám chữa bệnh.
BHTN: Hỗ trợ người lao động khi mất việc làm.
Quy trình:
- Doanh nghiệp cần lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu cho nhân viên tại cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Hồ sơ bao gồm: Tờ khai đơn vị tham gia, tăng giảm lao động (Mẫu TK3-TS), danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT), bản sao hợp đồng lao động, bản sao CMND/CCCD của nhân viên.
- Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.
- Việc không đăng ký hoặc chậm trễ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Đây là một khía cạnh cực kỳ quan trọng mà mọi doanh nghiệp khi muốn thuê nhân viên cần đặc biệt lưu ý.

Đăng ký thang bảng lương với cơ quan quản lý lao động

Theo Bộ luật Lao động, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và định mức lao động. Hệ thống này cần được tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (nếu có) và công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Quy trình:
- Doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương phù hợp với cơ cấu tổ chức, mức độ phức tạp của công việc, và thị trường lao động.
- Gửi thang bảng lương này đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng ký hoặc báo cáo.
- Mặc dù theo quy định mới (Nghị định 145/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp không còn phải gửi thang bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động để đăng ký mà chỉ cần xây dựng và công khai tại nơi làm việc. Tuy nhiên, việc xây dựng và công khai rõ ràng là vẫn bắt buộc. Một số địa phương hoặc ngành nghề vẫn có thể yêu cầu báo cáo. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy định cụ thể của địa phương mình.
Việc có thang bảng lương rõ ràng giúp đảm bảo công bằng trong trả lương và minh bạch khi muốn thuê nhân viên.

Đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là bộ quy tắc ứng xử và các quy định kỷ luật mà người lao động và người sử dụng lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc.

Khi nào cần đăng ký? Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) cấp tỉnh.
Quy trình:
- Soạn thảo nội quy lao động phải bao gồm các nội dung chính như thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý, trách nhiệm vật chất.
- Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (nếu có).
- Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại Sở LĐTBXH. Hồ sơ gồm: Văn bản đề nghị đăng ký, nội quy lao động, văn bản góp ý của tổ chức đại diện tập thể lao động (nếu có).
Nếu doanh nghiệp của bạn muốn thuê nhân viên và số lượng lao động đạt từ 10 người trở lên, đây là thủ tục không thể bỏ qua. Việc này giúp thiết lập kỷ luật, trật tự và công bằng trong môi trường làm việc.

Ngoài các thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi muốn thuê nhân viên?

Bên cạnh các yêu cầu pháp lý về đăng ký, để quá trình muốn thuê nhân viên diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt quản lý và vận hành.

Xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả

Một quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được ứng viên phù hợp và tối ưu hóa thời gian, chi phí.

Xác định nhu cầu: Phân tích rõ vị trí cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm. Khi muốn thuê nhân viên, việc này giúp bạn biết chính xác mình đang tìm kiếm gì.
Kênh tuyển dụng: Lựa chọn các kênh phù hợp (website tuyển dụng, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ, trường học) để tiếp cận đúng đối tượng.
Quy trình phỏng vấn: Thiết kế các vòng phỏng vấn (sơ loại, chuyên môn, văn hóa) để đánh giá toàn diện ứng viên.
Đánh giá và lựa chọn: Xây dựng tiêu chí đánh giá minh bạch, khách quan.

Soạn thảo hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Khi muốn thuê nhân viên, việc ký kết hợp đồng là bắt buộc.

Nội dung: Hợp đồng cần có đầy đủ các nội dung theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, bao gồm: tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và người lao động; công việc và địa điểm làm việc; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; tiền lương; chế độ nâng bậc, nâng lương; trang bị bảo hộ lao động; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề; thời hạn của hợp đồng lao động.
Loại hợp đồng:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn (tối đa 36 tháng).
Việc này cần được thực hiện trước khi nhân viên bắt đầu làm việc để đảm bảo tính pháp lý khi muốn thuê nhân viên.

Chuẩn bị hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của mỗi nhân viên tại doanh nghiệp.

Các loại giấy tờ:
- Sơ yếu lý lịch tự thuật.
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu.
- Các bằng cấp, chứng chỉ liên quan.
- Quyết định tuyển dụng.
- Hợp đồng lao động đã ký kết.
- Quyết định bổ nhiệm, luân chuyển công tác (nếu có).
- Các giấy tờ liên quan đến quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Biên bản đánh giá hiệu suất, quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có).
Việc chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên hiệu quả và dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng lao động. Đây là một công việc quản trị nội bộ quan trọng khi muốn thuê nhân viên.

Lên kế hoạch đào tạo và phát triển

Để nhân viên nhanh chóng hòa nhập và phát huy tối đa năng lực, doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo rõ ràng.

Đào tạo hội nhập: Giúp nhân viên mới hiểu về văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc, các chính sách, quy định.
Đào tạo kỹ năng: Nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm cho nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.
Lộ trình phát triển: Xây dựng lộ trình thăng tiến, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, tạo động lực gắn bó lâu dài.
Một doanh nghiệp hiệu quả không chỉ muốn thuê nhân viên giỏi mà còn muốn phát triển họ.

Tìm hiểu các chính sách hỗ trợ người lao động

Ngoài các nghĩa vụ bắt buộc, doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng các chính sách phúc lợi, hỗ trợ khác để thu hút và giữ chân nhân tài.

Phúc lợi bổ sung: Bảo hiểm sức khỏe tư nhân, trợ cấp đi lại, ăn trưa, điện thoại, quà tặng dịp lễ tết.
Chính sách làm việc linh hoạt: Làm việc từ xa, giờ giấc linh hoạt (nếu phù hợp với tính chất công việc).
Môi trường làm việc: Tạo dựng môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác.
Khi bạn muốn thuê nhân viên, hãy nghĩ đến việc làm thế nào để họ cảm thấy được trân trọng và có động lực cống hiến.

Các nghĩa vụ pháp lý quan trọng khi muốn thuê nhân viên là gì?

Việc muốn thuê nhân viên kéo theo nhiều nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp cần nắm rõ để hoạt động đúng luật và tránh các rủi ro không đáng có.

Nghĩa vụ đóng bảo hiểm

Đây là nghĩa vụ bắt buộc và có tính pháp lý cao nhất khi muốn thuê nhân viên.

Đóng BHXH, BHYT, BHTN: Doanh nghiệp phải đóng đầy đủ và đúng thời hạn các khoản bảo hiểm này cho người lao động theo tỷ lệ quy định của pháp luật. Phần đóng góp từ doanh nghiệp và từ người lao động (khấu trừ vào lương) cần được thể hiện rõ ràng.
Báo cáo: Doanh nghiệp cần lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình tham gia và đóng bảo hiểm cho cơ quan BHXH.
Chủ động thực hiện nghĩa vụ này không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cuộc sống của nhân viên. Khi muốn thuê nhân viên, bạn cần hiểu rõ về các mức đóng và quy định mới nhất.

Nghĩa vụ khai báo thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp có vai trò là người chi trả thu nhập, do đó có trách nhiệm khai báo và nộp thuế TNCN thay cho nhân viên.

Khấu trừ thuế: Thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc toàn phần (đối với hợp đồng dưới 3 tháng) theo quy định.
Quyết toán thuế: Doanh nghiệp có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN hàng năm cho người lao động và nộp hồ sơ quyết toán thuế cho cơ quan thuế.
Cấp chứng từ khấu trừ thuế: Khi người lao động yêu cầu, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế (ví dụ: hoàn thuế).
Đây là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính và nhân sự khi muốn thuê nhân viên.

Nghĩa vụ đảm bảo môi trường làm việc an toàn

Pháp luật lao động quy định rõ ràng về trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ) cho nhân viên.

Trang bị bảo hộ lao động: Cung cấp đầy đủ phương tiện bảo hộ cá nhân cần thiết cho người lao động làm các công việc có yếu tố nguy hiểm, độc hại.
Huấn luyện ATVSLĐ: Tổ chức huấn luyện định kỳ về an toàn, vệ sinh lao động cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là những người làm công việc đặc thù.
Kiểm tra, giám sát: Thường xuyên kiểm tra, giám sát điều kiện làm việc, phát hiện và khắc phục kịp thời các nguy cơ mất an toàn.
Khám sức khỏe định kỳ: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, đặc biệt là những người làm trong môi trường độc hại.
Khi muốn thuê nhân viên, việc đảm bảo an toàn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân tài và tránh các sự cố đáng tiếc.

Bảng báo giá thiết kế logo cho shop, cửa hàng, công ty, doanh nghiệp tại TPHCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương

Tại sao việc hoàn tất các thủ tục đăng ký khi muốn thuê nhân viên lại quan trọng?

Việc hoàn tất các thủ tục đăng ký khi muốn thuê nhân viên không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp.

Tuân thủ pháp luật

Tránh vi phạm: Mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là liên quan đến sử dụng lao động, đều phải tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động, Luật BHXH, Luật Thuế… Nếu doanh nghiệp muốn thuê nhân viên nhưng bỏ qua các thủ tục đăng ký, sẽ đối mặt với nguy cơ bị phạt hành chính, truy thu thuế, truy thu bảo hiểm, thậm chí là các chế tài nặng hơn.
Hợp pháp hóa hoạt động: Việc đăng ký đầy đủ giúp hợp pháp hóa mối quan hệ lao động, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các tranh chấp (nếu có) và bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả hai bên.

Đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động

Đối với người lao động: Việc đăng ký đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN, mã số thuế cá nhân đảm bảo người lao động được hưởng các chế độ về ốm đau, thai sản, hưu trí, thất nghiệp, khám chữa bệnh và các quyền lợi thuế theo quy định. Điều này tạo sự yên tâm cho nhân viên khi muốn thuê nhân viên và làm việc tại doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp:
- Bảo vệ khỏi rủi ro: Có cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp lao động, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi có các khiếu nại từ phía nhân viên.
- Giảm gánh nặng tài chính: Việc đóng bảo hiểm đều đặn giúp doanh nghiệp không phải đối mặt với các khoản truy thu lớn kèm lãi phạt khi bị thanh tra, kiểm tra.
- Minh bạch trong quản lý: Hệ thống thang bảng lương, nội quy lao động rõ ràng giúp quản lý nhân sự hiệu quả, công bằng.

Tránh rủi ro và phạt hành chính

Thanh tra, kiểm tra: Các cơ quan quản lý nhà nước về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội thường xuyên thực hiện thanh tra, kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp. Nếu phát hiện vi phạm, doanh nghiệp sẽ phải chịu các mức phạt hành chính rất nặng, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng, kèm theo truy thu các khoản phí, thuế, bảo hiểm đã trốn tránh.
Thiệt hại về danh tiếng: Việc bị xử phạt vi phạm pháp luật lao động không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường, khiến việc muốn thuê nhân viên giỏi trở nên khó khăn hơn.

Xây dựng uy tín cho doanh nghiệp

Thu hút nhân tài: Một doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động sẽ trở thành một “nhà tuyển dụng lý tưởng”, dễ dàng thu hút và giữ chân nhân tài. Khi muốn thuê nhân viên, điều này giúp bạn có được những ứng viên chất lượng.
Văn hóa doanh nghiệp: Việc xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, tuân thủ pháp luật góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp tích cực, tạo động lực làm việc và sự gắn bó của nhân viên.
Quan hệ đối tác: Doanh nghiệp có uy tín về tuân thủ pháp luật cũng dễ dàng hơn trong việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ đối tác, kinh doanh.

Tóm lại, việc muốn thuê nhân viên không chỉ đơn thuần là tìm người làm việc mà còn là một quá trình đòi hỏi sự nghiêm túc và trách nhiệm pháp lý cao. Hoàn tất các thủ tục đăng ký là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động bền vững và phát triển.

Những câu hỏi thường gặp khi muốn thuê nhân viên (FAQPage)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà các doanh nghiệp hay cá nhân thường đặt ra khi muốn thuê nhân viên và các thủ tục liên quan.

Tôi có cần đăng ký gì nếu chỉ muốn thuê nhân viên thời vụ?

Nếu bạn muốn thuê nhân viên thời vụ (dưới 3 tháng) hoặc cộng tác viên theo hợp đồng dịch vụ, bạn không cần phải đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho họ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 10% nếu tổng mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên và nhân viên không có cam kết đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh. Điều quan trọng là vẫn cần ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng để xác định quyền và nghĩa vụ các bên. Nếu hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên thì vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN.

Quy trình đăng ký BHXH cho nhân viên mới như thế nào?

Khi muốn thuê nhân viên mới, quy trình đăng ký BHXH gồm các bước chính sau:

Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập CMND/CCCD/Hộ chiếu của nhân viên, Hợp đồng lao động, Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) nếu là người chưa có mã số BHXH.
Lập danh sách: Doanh nghiệp lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) và Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công điện tử của BHXH Việt Nam hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Nhận kết quả: Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan BHXH sẽ thông báo kết quả và cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) cho nhân viên.

Thời gian thực hiện thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.

Nếu không đăng ký đầy đủ, doanh nghiệp sẽ bị phạt ra sao?

Nếu doanh nghiệp muốn thuê nhân viên nhưng không thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký theo quy định, sẽ phải đối mặt với nhiều hình phạt nghiêm khắc:

Về BHXH, BHYT, BHTN:
- Phạt hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN chưa đóng của thời điểm vi phạm tối đa 75.000.000 VNĐ.
- Nếu trốn đóng BHXH, BHTN, BHYT mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 VNĐ đến 75.000.000 VNĐ (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Buộc truy nộp số tiền bảo hiểm chưa đóng, cộng thêm tiền lãi chậm đóng.
Về thuế TNCN: Có thể bị phạt về hành vi chậm nộp tờ khai, khai sai, trốn thuế theo Luật Quản lý thuế.
Về đăng ký nội quy lao động: Phạt tiền từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng. Việc muốn thuê nhân viên phải đi kèm với trách nhiệm pháp lý.

Khi nào cần làm hợp đồng lao động?

Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được ký kết trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Có 3 loại hợp đồng lao động chính:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực trong thời hạn tối đa 36 tháng.
Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng: Loại này đã bị hạn chế rất nhiều theo Bộ luật Lao động 2019. Hiện nay, hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng có thể được giao kết bằng lời nói trừ một số trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, khuyến nghị nên ký kết hợp đồng bằng văn bản để tránh tranh chấp.
Việc ký kết hợp đồng rõ ràng là một yêu cầu bắt buộc khi muốn thuê nhân viên.

Làm sao để tìm kiếm nguồn lao động hiệu quả?

Khi muốn thuê nhân viên, việc tìm kiếm nguồn lao động hiệu quả là chìa khóa. Bạn có thể sử dụng các kênh sau:

Website tuyển dụng: VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, Ybox, LinkedIn.
Mạng xã hội: Facebook (các nhóm việc làm), LinkedIn.
Giới thiệu nội bộ: Khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu ứng viên phù hợp.
Các trường đại học, cao đẳng: Tuyển dụng sinh viên thực tập hoặc mới tốt nghiệp.
Trung tâm dịch vụ việc làm: Liên hệ với các trung tâm thuộc Sở LĐTBXH.
Tổ chức sự kiện tuyển dụng: Job Fair, hội chợ việc làm.
Website công ty: Đăng tin tuyển dụng trên trang web chính thức của doanh nghiệp.

Việc đa dạng hóa kênh tìm kiếm sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng hơn khi muốn thuê nhân viên.

Kết luận:

Việc muốn thuê nhân viên không chỉ là một quyết định kinh doanh mà còn là một hành trình pháp lý đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt. Từ việc đăng ký kinh doanh ban đầu, đến việc đăng ký mã số thuế cá nhân, tham gia các loại hình bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN, và thậm chí là xây dựng thang bảng lương, nội quy lao động, mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh và bền vững. Việc muốn thuê nhân viên đúng quy trình không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý, mà còn kiến tạo một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, thu hút và giữ chân nhân tài. Hãy chủ động tìm hiểu và thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để quá trình muốn thuê nhân viên diễn ra hiệu quả và đúng pháp luật.

Nếu bạn cần hỗ trợ về các thủ tục pháp lý liên quan đến việc muốn thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh, hãy tham khảo các dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi: