Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là quy trình bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh phải thực hiện để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhằm đáp ứng quy định pháp luật và tối ưu hóa quản lý. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị hạ tầng, đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, lựa chọn phần mềm phù hợp và thực hiện các bước phát hành, quản lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Mục lục
- Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là gì và tại sao doanh nghiệp cần thực hiện?
- Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì trước khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
- Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các bước cụ thể nào theo quy định hiện hành?
- Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nguồn lực cho hóa đơn điện tử là gì?
- Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như thế nào?
- Bước 3: Lựa chọn và tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử như thế nào?
- Bước 4: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cần lưu ý gì?
- Bước 5: Xử lý các tình huống phát sinh sau khi phát hành hóa đơn điện tử ra sao?
- Những quy định pháp luật nào chi phối thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
- Làm thế nào để chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp?
- Các tình huống thường gặp khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử và cách xử lý?
- Lợi ích lâu dài khi doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là gì?
- Câu hỏi thường gặp về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử (FAQPage)?
- Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
- Thời gian từ khi đăng ký đến khi được phép phát hành hóa đơn điện tử là bao lâu?
- Làm thế nào để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành?
- Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử có phức tạp không đối với doanh nghiệp nhỏ?
- Hướng dẫn thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử từng bước (HowTo)?
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là gì và tại sao doanh nghiệp cần thực hiện?
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là một chuỗi các bước và yêu cầu pháp lý mà các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải tuân thủ để chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Đây không chỉ là một yêu cầu pháp luật mà còn là một xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Việc thực hiện đúng thủ tục phát hành hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tránh các rủi ro pháp lý và tận dụng tối đa những ưu điểm mà hóa đơn điện tử mang lại.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, đồng thời nâng cao tính minh bạch, chính xác và giảm thiểu sai sót. Để có thể chính thức sử dụng, doanh nghiệp cần phải hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn điện tử một cách bài bản và đầy đủ.
Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì trước khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
Trước khi đi sâu vào các bước của thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo mình đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản. Đây là nền tảng quan trọng để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
Các điều kiện tiên quyết bao gồm:
- Có chữ ký số (Token điện tử) hợp lệ: Đây là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải được đăng ký và cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và có thể sử dụng.
- Có hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) phù hợp: Bao gồm máy tính, đường truyền internet ổn định và các thiết bị kết nối cần thiết để truy cập, lập, gửi và nhận hóa đơn điện tử. Dù không quá phức tạp, nhưng việc đảm bảo hệ thống hoạt động tốt là rất quan trọng cho quá trình phát hành hóa đơn điện tử.
- Có phần mềm hóa đơn điện tử hoặc kết nối với cổng thông tin của Tổng cục Thuế: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế (phức tạp và tốn kém) hoặc phổ biến hơn là sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã được chứng nhận và kết nối với Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp là một phần quan trọng trong thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Có địa chỉ email để nhận thông báo, tra cứu hóa đơn điện tử: Một địa chỉ email liên lạc chính thức là cần thiết để doanh nghiệp nhận các thông báo từ cơ quan thuế và từ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cũng như để khách hàng có thể nhận và tra cứu hóa đơn điện tử của mình.
- Nắm vững các quy định pháp luật liên quan: Để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đúng cách, doanh nghiệp cần hiểu rõ các văn bản như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các bước cụ thể nào theo quy định hiện hành?
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ từng bước. Dưới đây là quy trình chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nguồn lực cho hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần hoàn thiện các yếu tố đã nêu ở phần điều kiện:
- Mua và kích hoạt chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số hoạt động ổn định và có người chịu trách nhiệm quản lý.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Liên hệ với các nhà cung cấp uy tín để được tư vấn, cài đặt phần mềm và hướng dẫn sử dụng. Việc chọn đúng nhà cung cấp sẽ giúp thủ tục phát hành hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ hơn.
- Chuẩn bị thiết bị: Đảm bảo máy tính, đường truyền internet sẵn sàng cho việc lập, ký và gửi hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như thế nào?
Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, xác nhận việc doanh nghiệp đủ điều kiện và muốn sử dụng hóa đơn điện tử.
- Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT):
- Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tin bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp, thông tin về hình thức hóa đơn điện tử sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), phương thức chuyển dữ liệu.
- Tờ khai này thường được lập trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Ký số Tờ khai: Sử dụng chữ ký số đã chuẩn bị để ký điện tử vào Tờ khai đăng ký.
- Gửi Tờ khai cho cơ quan thuế: Gửi Tờ khai đã ký số qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
- Chờ kết quả phản hồi từ cơ quan thuế:
- Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 01/TB-ĐKT-HĐĐT).
- Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu không được chấp nhận, doanh nghiệp cần xem xét lý do và bổ sung, điều chỉnh lại hồ sơ.
- Việc được chấp thuận là một cột mốc quan trọng trong thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lựa chọn và tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử như thế nào?
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp cần hoàn thiện việc tích hợp hệ thống:
- Cấu hình phần mềm: Cài đặt và cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử theo thông tin doanh nghiệp, bao gồm thông tin về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin logo (nếu có).
- Tích hợp chữ ký số: Kết nối chữ ký số với phần mềm hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho việc ký số khi lập hóa đơn.
- Đào tạo nhân sự: Hướng dẫn nhân viên kế toán, bán hàng về cách lập, ký, gửi, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm.
Bước 4: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cần lưu ý gì?
Khi đã hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử:
- Lập hóa đơn: Nhập thông tin khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền vào phần mềm hóa đơn điện tử.
- Ký số hóa đơn: Sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào hóa đơn điện tử. Việc ký số đảm bảo tính pháp lý và xác thực nguồn gốc hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho người mua:
- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn đến Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để cấp mã. Sau khi được cấp mã, hóa đơn sẽ được gửi cho người mua qua email hoặc cổng tra cứu.
- Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp trực tiếp gửi hóa đơn điện tử đã ký số cho người mua. Định kỳ (hàng ngày hoặc theo chu kỳ), doanh nghiệp sẽ gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
- Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Bước 5: Xử lý các tình huống phát sinh sau khi phát hành hóa đơn điện tử ra sao?
Sau khi đã hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn điện tử và đi vào hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống cần xử lý:
- Hóa đơn có sai sót: Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế, hủy bỏ hóa đơn theo đúng quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Hóa đơn bị lỗi kỹ thuật: Liên hệ nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ.
- Điều chỉnh thông tin doanh nghiệp: Cập nhật thông tin trên phần mềm và có thể cần thông báo lại cho cơ quan thuế.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn: Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Những quy định pháp luật nào chi phối thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
Để đảm bảo thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật chính sau:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ. Đây là văn bản pháp luật quan trọng nhất, đặt ra các nguyên tắc, hình thức, nội dung, và quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định này cũng định nghĩa rõ ràng về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cùng các trường hợp áp dụng.
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Thông tư này cung cấp các hướng dẫn chi tiết hơn về việc khởi tạo, lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, các trường hợp xử lý sai sót, hủy, điều chỉnh hóa đơn điện tử, và trách nhiệm của các bên liên quan. Đây là cẩm nang thiết yếu cho mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định chung về quản lý thuế, bao gồm cả các quy định liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử trong hoạt động thuế.
- Các văn bản hướng dẫn khác của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính: Bao gồm các công văn, hướng dẫn, và thông báo được ban hành theo từng thời kỳ để làm rõ các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử một cách hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Làm thế nào để chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp?
Chọn đúng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử là một yếu tố then chốt giúp quá trình thủ tục phát hành hóa đơn điện tử của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp, vì vậy bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí sau:
- Tính pháp lý và khả năng kết nối với Tổng cục Thuế:
- Đảm bảo nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế công nhận và có khả năng kết nối trực tiếp để cấp mã hoặc gửi dữ liệu hóa đơn một cách tự động, nhanh chóng. Đây là điều kiện tiên quyết để thủ tục phát hành hóa đơn điện tử của bạn hợp lệ.
- Tính năng và sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp:
- Phần mềm có đầy đủ các tính năng cơ bản như lập, ký số, gửi, lưu trữ, tra cứu, báo cáo hóa đơn điện tử không?
- Có các tính năng mở rộng như tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, CRM hiện có của doanh nghiệp không?
- Phần mềm có đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn? Đối với doanh nghiệp nhỏ, cần tìm phần mềm dễ sử dụng, chi phí hợp lý để không làm gánh nặng cho thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Chi phí dịch vụ:
- So sánh bảng giá giữa các nhà cung cấp, bao gồm chi phí cài đặt, phí duy trì hàng năm, phí theo số lượng hóa đơn, phí hỗ trợ.
- Cẩn trọng với các gói quá rẻ nhưng thiếu tính năng hoặc dịch vụ hỗ trợ kém.
- Giao diện và trải nghiệm người dùng (UX/UI):
- Phần mềm có dễ sử dụng, giao diện thân thiện, trực quan không? Điều này giúp rút ngắn thời gian đào tạo và giảm thiểu sai sót khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sau bán hàng:
- Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp không? Hỗ trợ qua kênh nào (điện thoại, email, chat, trực tiếp)?
- Có các tài liệu hướng dẫn sử dụng, video hướng dẫn cụ thể không? Đây là yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp mới làm quen với thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Tính bảo mật và khả năng lưu trữ:
- Hóa đơn điện tử chứa nhiều thông tin nhạy cảm. Đảm bảo nhà cung cấp có các biện pháp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ, tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin.
- Khả năng lưu trữ hóa đơn trong thời gian dài (thường là 10 năm) theo quy định của pháp luật.
Việc đầu tư thời gian để tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thủ tục phát hành hóa đơn điện tử và mang lại hiệu quả lâu dài.
Các tình huống thường gặp khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử và cách xử lý?
Trong quá trình thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp một số tình huống phát sinh. Việc nắm rõ cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và tuân thủ pháp luật.
Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung:
- Trường hợp chưa gửi cho người mua hoặc người mua chưa nhận được: Hủy hóa đơn sai sót và lập lại hóa đơn mới.
- Trường hợp đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Đối với hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…” và nội dung điều chỉnh.
- Trường hợp đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế: Bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Lưu ý: Cần có biên bản thỏa thuận giữa hai bên (bên bán và bên mua) về việc điều chỉnh/thay thế/hủy hóa đơn. Quy trình này là một phần quan trọng của việc quản lý thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Lỗi kỹ thuật từ hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hoặc Tổng cục Thuế:
- Cách xử lý: Liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và khắc phục. Trong trường hợp lỗi từ phía Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo chính thức và tuân thủ hướng dẫn.
Mất hoặc hỏng chữ ký số:
- Cách xử lý: Liên hệ ngay với đơn vị cung cấp chữ ký số để làm thủ tục cấp lại chữ ký số hoặc gia hạn. Trong thời gian chờ đợi, doanh nghiệp sẽ không thể ký số và phát hành hóa đơn điện tử. Cần có phương án dự phòng hoặc thông báo cho khách hàng về sự chậm trễ.
Không nhận được thông báo chấp thuận/không chấp thuận từ cơ quan thuế sau khi đăng ký:
- Cách xử lý: Kiểm tra lại email (cả thư mục spam) và trạng thái tờ khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu vẫn không thấy, liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để hỏi về tình trạng hồ sơ. Việc này đảm bảo thủ tục phát hành hóa đơn điện tử không bị gián đoạn.
Muốn thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử:
- Cách xử lý: Thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, đảm bảo việc chuyển đổi dữ liệu hóa đơn cũ sang hệ thống mới một cách an toàn và đầy đủ, tránh mất mát thông tin.
Việc trang bị kiến thức về cách xử lý các tình huống này sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi thực hiện và quản lý thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hàng ngày.
Lợi ích lâu dài khi doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Việc hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định mà còn mang lại hàng loạt lợi ích chiến lược và lâu dài cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Tiết kiệm chi phí đáng kể:
- Giảm chi phí in ấn: Không còn chi phí giấy, mực in, bảo trì máy in.
- Giảm chi phí vận chuyển: Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc cổng thông tin, không cần dịch vụ chuyển phát.
- Giảm chi phí lưu trữ: Không cần kho lưu trữ vật lý, giảm rủi ro hư hỏng, mất mát.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Tự động hóa quy trình giúp giảm tải công việc cho bộ phận kế toán và hành chính, đây là một lợi ích rõ rệt của việc tối ưu thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành:
- Tăng tốc độ xử lý hóa đơn: Lập, gửi, nhận hóa đơn điện tử nhanh chóng chỉ trong vài giây.
- Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu: Thông tin hóa đơn được số hóa, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
- Quản lý tập trung: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên một hệ thống, giúp quản lý hiệu quả hơn.
- Giảm sai sót: Hệ thống tự động kiểm tra giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu so với hóa đơn giấy.
Tăng cường tính bảo mật và minh bạch:
- Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử được ký số, mã hóa, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể làm giả.
- Minh bạch trong giao dịch: Mọi thông tin đều được ghi nhận rõ ràng, dễ dàng đối chiếu, góp phần chống gian lận.
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động theo đúng các quy định về hóa đơn điện tử của nhà nước.
Góp phần bảo vệ môi trường:
- Giảm lượng giấy tiêu thụ, giảm phát thải carbon, thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
Nâng cao hình ảnh và uy tín doanh nghiệp:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại và tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Đơn giản hóa thủ tục phát hành hóa đơn điện tử còn thể hiện sự chủ động của doanh nghiệp trong việc thích nghi với xu thế.
Nhìn chung, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là một khoản đầu tư xứng đáng mang lại lợi ích kép: vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử (FAQPage)?
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà doanh nghiệp có thể có khi tìm hiểu hoặc thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc biệt không thể sử dụng hạ tầng công nghệ thông tin) đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp mới thành lập cũng bắt buộc phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
Thời gian từ khi đăng ký đến khi được phép phát hành hóa đơn điện tử là bao lâu?
Thông thường, kể từ khi doanh nghiệp nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cơ quan thuế sẽ có thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp có thể ngay lập tức bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
Làm thế nào để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành?
Người bán và người mua đều có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành thông qua các kênh sau:
- Trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống của mình để xem và tải về các hóa đơn đã lập.
- Trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: Truy cập địa chỉ hoadon.gdt.gov.vn, nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, mã số bí mật (nếu có), số hóa đơn để tra cứu.
- Qua email: Người mua thường nhận được hóa đơn điện tử qua email, kèm theo đường link hoặc mã QR để tra cứu trực tiếp.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử có phức tạp không đối với doanh nghiệp nhỏ?
Với sự hỗ trợ của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử không quá phức tạp ngay cả đối với doanh nghiệp nhỏ. Các phần mềm hiện nay thường có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp sẵn các mẫu tờ khai và quy trình nộp hồ sơ tự động. Quan trọng là doanh nghiệp cần có chữ ký số và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp, sau đó làm theo hướng dẫn. Nhiều nhà cung cấp cũng có gói dịch vụ phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp nhỏ, giúp họ dễ dàng tiếp cận và hoàn thành thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử từng bước (HowTo)?
Để giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng hơn, dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
Bước 1: Chuẩn bị Chữ ký số và Phần mềm Hóa đơn điện tử
- Mua Chữ ký số: Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng (ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA…) để đăng ký mua hoặc gia hạn chữ ký số còn hiệu lực.
- Chọn Nhà cung cấp phần mềm HĐĐT: Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế chứng nhận, có tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Liên hệ để được cài đặt và cấu hình phần mềm.
Bước 2: Nộp Tờ khai Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử
- Lập Tờ khai: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT).
- Ký số và gửi: Sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào Tờ khai và gửi đi. Hệ thống sẽ báo trạng thái gửi thành công.
Bước 3: Chờ Thông báo chấp thuận từ Cơ quan thuế
- Kiểm tra email và Cổng thông tin: Trong vòng 01 ngày làm việc, Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận (Mẫu số 01/TB-ĐKT-HĐĐT) qua email đã đăng ký hoặc bạn có thể kiểm tra trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Xử lý nếu không chấp thuận: Nếu không được chấp thuận, hãy xem xét lý do được nêu trong thông báo, chỉnh sửa và nộp lại Tờ khai.
Bước 4: Khởi tạo, Lập và Ký số Hóa đơn điện tử
- Cấu hình thông tin: Sau khi được chấp thuận, cấu hình thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn trên phần mềm.
- Lập hóa đơn: Vào chức năng lập hóa đơn trên phần mềm, nhập thông tin người mua, thông tin hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
- Ký số: Sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào hóa đơn vừa lập.
Bước 5: Gửi Hóa đơn điện tử cho Người mua và Cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn đến Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để cấp mã. Sau khi có mã, hóa đơn được gửi cho người mua và dữ liệu được lưu trữ.
- Đối với hóa đơn không có mã: Doanh nghiệp trực tiếp gửi hóa đơn đã ký số cho người mua. Định kỳ (theo ngày, tháng hoặc quý), doanh nghiệp sẽ gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế.
Thực hiện đúng các bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và đúng pháp luật.
Kết luận
Việc nắm vững và thực hiện đúng thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn hưởng lợi từ những cải tiến vượt trội về hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao hình ảnh. Với sự hỗ trợ của công nghệ và các quy định rõ ràng, quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngày càng trở nên dễ dàng và cần thiết hơn bao giờ hết, mở ra một kỷ nguyên mới cho quản lý tài chính doanh nghiệp.
