Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp Và Hộ Kinh Doanh

Đăng ký hóa đơn điện tử là bước chuyển đổi bắt buộc và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam theo quy định hiện hành. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử, các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cần thiết và những lưu ý quan trọng để bạn có thể áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký hóa đơn điện tử và các lợi ích hóa đơn điện tử mang lại?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại vô vàn lợi ích hóa đơn điện tử thiết thực cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu, giúp tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu quả quản lý.

Một trong những lợi ích hóa đơn điện tử lớn nhất là việc giảm thiểu các chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển hóa đơn giấy truyền thống. Doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc mua phôi hóa đơn, mực in hay thuê kho bãi để lưu trữ hàng ngàn hóa đơn. Mọi thao tác đều được thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm đáng kể nguồn lực tài chính và nhân lực. Quá trình đăng ký hóa đơn điện tử ban đầu có thể cần một khoản đầu tư nhỏ, nhưng về lâu dài, hiệu quả kinh tế mang lại là rất lớn.

Về mặt quản lý, hóa đơn điện tử giúp quy trình lập, xuất, gửi và quản lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác hơn. Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp cho phép tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu sai sót do con người và đẩy nhanh tốc độ xử lý giao dịch. Việc tìm kiếm, đối chiếu hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều với vài thao tác trên máy tính, thay vì phải lục tìm trong các tập hồ sơ giấy tờ. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần tra cứu thông tin phục vụ cho kê khai thuế, kiểm toán hay giải quyết tranh chấp. Khả năng chuyển đổi hóa đơn điện tử giữa các định dạng khác nhau cũng là một ưu điểm lớn.

Lợi ích hóa đơn điện tử còn nằm ở tính bảo mật và an toàn thông tin. Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín thường sử dụng công nghệ mã hóa cao cấp, đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo cho hóa đơn. Mỗi hóa đơn điện tử đều được gắn chữ ký số, chứng thư số, đảm bảo tính pháp lý và không thể bị sửa đổi sau khi phát hành. Điều này giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ người mua hàng khỏi các loại hóa đơn giả. Việc đăng ký hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật dữ liệu.

Ngoài ra, áp dụng hóa đơn điện tử còn góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm lượng giấy tiêu thụ. Đây là một điểm cộng về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Việc đăng ký hóa đơn điện tử cũng thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại, và sẵn sàng hội nhập của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Hiện nay, pháp luật Việt Nam đã có những quy định rõ ràng về hóa đơn điện tử. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là hai văn bản pháp lý quan trọng nhất, quy định chi tiết về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh. Điều này có nghĩa là việc đăng ký hóa đơn điện tử không còn là sự lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp. Các doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm hiểu và đăng ký hóa đơn điện tử để tránh những rủi ro về pháp lý và phạt hành chính.

Ai là đối tượng phải đăng ký hóa đơn điện tử?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với nhiều đối tượng kinh doanh tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ quy định, các doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ mình có thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử hay không.

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng chính phải đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Đây là đối tượng đầu tiên và rộng nhất phải đăng ký hóa đơn điện tử. Tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, đến các tổ chức kinh tế khác (không phân biệt quy mô) đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Kể cả các doanh nghiệp mới thành lập cũng cần thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử ngay từ đầu.
Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Các đơn vị này, nếu có hoạt động kinh doanh phát sinh doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, cũng phải đăng ký hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn cho khách hàng.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Đây là một thay đổi quan trọng so với trước đây. Kể từ ngày 01/07/2022, hầu hết các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quy mô lớn, hoặc phát sinh giao dịch thường xuyên (theo tiêu chí của cơ quan thuế) đều phải đăng ký hóa đơn điện tử. Ngay cả các hộ kinh doanh nhỏ lẻ cũng được khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử để tiện lợi trong quản lý và kê khai.
Tổ chức khác có liên quan đến hóa đơn, chứng từ: Bao gồm các tổ chức cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, tổ chức truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể chưa thể áp dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức hoặc có quy định riêng:

Đối tượng không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin: Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh không đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để đăng ký hóa đơn điện tử (ví dụ: ở vùng sâu, vùng xa không có internet), họ có thể được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy hoặc được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền, hoặc được phép chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình phù hợp. Tuy nhiên, các trường hợp này cần có sự phê duyệt từ cơ quan thuế và lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử rõ ràng.
Đối tượng được cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế: Các tổ chức, hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ, hoặc các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

Để xác định chính xác mình có cần đăng ký hóa đơn điện tử hay không, các doanh nghiệp và cá nhân nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế địa phương hoặc các nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được tư vấn cụ thể và hỗ trợ về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Việc chủ động đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Các điều kiện cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử là gì?

Để quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản về công nghệ thông tin và pháp lý. Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện này sẽ giúp việc áp dụng hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Dưới đây là các điều kiện chính mà tổ chức, cá nhân cần có để có thể đăng ký hóa đơn điện tử:

Có chữ ký số/chứng thư số hợp lệ:
- Đây là điều kiện tiên quyết và bắt buộc để có thể đăng ký hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn có giá trị pháp lý. Chữ ký số (còn gọi là chứng thư số) là công cụ để xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trên hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng được cấp phép (như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, CA2, BKAV-CA, v.v.) để đăng ký và sử dụng. Nếu chưa có, đây là điều đầu tiên cần thực hiện trước khi tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử.
Có địa chỉ thư điện tử (email) để giao dịch với cơ quan thuế:
- Email là kênh thông tin chính thức để cơ quan thuế gửi các thông báo liên quan đến việc đăng ký hóa đơn điện tử, chấp nhận sử dụng HĐĐT, hoặc các thông báo khác. Do đó, doanh nghiệp cần có một địa chỉ email đang hoạt động và được kiểm tra thường xuyên.
Có thiết bị kết nối internet và truy cập mạng ổn định:
- Vì hóa đơn điện tử được phát hành và quản lý hoàn toàn trực tuyến, việc có một máy tính (hoặc thiết bị di động) kết nối internet ổn định là điều kiện cơ bản. Điều này đảm bảo việc truy cập phần mềm hóa đơn điện tử, gửi nhận hóa đơn, và kê khai thuế không bị gián đoạn.
**Lựa chọn và sử dụng một *phần mềm hóa đơn điện tử* phù hợp:**
- Doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có phần mềm được Tổng cục Thuế chấp thuận và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về hóa đơn điện tử theo quy định.
- Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn lập, ký số, phát hành, gửi, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Việc lựa chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử là rất quan trọng để đảm bảo quá trình áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ.
Đáp ứng các tiêu chí về doanh thu (đối với hộ, cá nhân kinh doanh):
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, ngoài các điều kiện về chữ ký số và hạ tầng, cần lưu ý đến tiêu chí về doanh thu. Các hộ kinh doanh có quy mô lớn hoặc phát sinh giao dịch thường xuyên (được xác định theo quy định của pháp luật về thuế) sẽ thuộc diện bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử. Các hộ nhỏ lẻ hơn cũng được khuyến khích tự nguyện áp dụng hóa đơn điện tử.
**Có kiến thức cơ bản về *hóa đơn điện tử* và quy trình sử dụng:**
- Mặc dù không phải là điều kiện pháp lý, nhưng việc trang bị kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử, các quy định liên quan (như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC) và cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình đăng ký hóa đơn điện tử và vận hành. Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử thường có các buổi đào tạo hoặc tài liệu hướng dẫn chi tiết.

Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện này trước khi bắt đầu quy trình đăng ký hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được các sai sót không đáng có.

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết từ A đến Z

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử là một trong những bước quan trọng nhất mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện để tuân thủ quy định pháp luật và áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các bước chi tiết để đăng ký hóa đơn điện tử một cách hiệu quả:

Bước 1: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình sử dụng sau này.

Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế cấp phép và có uy tín trên thị trường (ví dụ: Misa, Viettel, VNPT, BKAV, Hóa Đơn Điện Tử FPT, E-invoice…).
Đánh giá tính năng: Xem xét các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không (tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, khả năng lưu trữ, bảo mật, hỗ trợ xuất khẩu dữ liệu…).
Chi phí: So sánh chi phí hóa đơn điện tử của các gói dịch vụ khác nhau, bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì, phí phát hành hóa đơn.
Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo nhà cung cấp hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, nhanh chóng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố.
Tính pháp lý: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ký hợp đồng: Sau khi chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, tiến hành ký hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi có phần mềm hóa đơn điện tử và hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử.

Chứng thư số/chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực. Nếu chưa có, cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để đăng ký.
Mã số thuế: Chuẩn bị thông tin mã số thuế của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Thông tin liên hệ: Địa chỉ email và số điện thoại của người đại diện hoặc người phụ trách hóa đơn điện tử.
Giấy phép kinh doanh: Chuẩn bị bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp).

Bước 3: Nộp hồ sơ và tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Đây là bước quan trọng để chính thức xin phép áp dụng hóa đơn điện tử.

Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Sử dụng Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tờ khai này cần được lập thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà bạn đã chọn (nếu phần mềm có tích hợp).
Ký số tờ khai: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử vào tờ khai.
Nộp tờ khai: Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời gian xử lý: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu thông báo chấp nhận (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT): Doanh nghiệp đã thành công trong việc đăng ký hóa đơn điện tử và có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu thông báo không chấp nhận: Cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần khắc phục lỗi và nộp lại tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử.

Bước 4: Nhận thông báo chấp thuận và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp đã hoàn tất quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và có thể chính thức phát hành hóa đơn điện tử cho các giao dịch của mình.

Cài đặt và cấu hình phần mềm: Thực hiện các bước cài đặt và cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên phụ trách kế toán, bán hàng được đào tạo về cách lập, phát hành, gửi và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống.
Kiểm tra và thử nghiệm: Phát hành thử nghiệm một vài hóa đơn điện tử để đảm bảo mọi chức năng hoạt động đúng.
Thông báo khách hàng: Thông báo cho khách hàng về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và cách thức nhận hóa đơn điện tử.

Việc tuân thủ đúng quy trình đăng ký hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và hưởng các lợi ích hóa đơn điện tử mà nó mang lại.

Bảng báo giá thiết kế logo

Những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị

Việc chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng và không gặp trở ngại. Dưới đây là danh sách các giấy tờ và thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần có để hoàn tất quy trình đăng ký hóa đơn điện tử:

Mã số thuế của doanh nghiệp/hộ kinh doanh:
- Đây là thông tin cơ bản và bắt buộc để định danh pháp nhân khi làm việc với cơ quan thuế. Đảm bảo mã số thuế đã được đăng ký và đang hoạt động.
Thông tin về người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền:
- Họ và tên, chức danh, số CCCD/CMND.
- Thông tin này cần khớp với chữ ký số đang sử dụng hoặc người sẽ ký vào các văn bản thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.
Địa chỉ thư điện tử (Email) để giao dịch với cơ quan thuế:
- Cung cấp một địa chỉ email chính thức, đang hoạt động ổn định và được kiểm tra thường xuyên. Đây là kênh liên lạc chính thức để cơ quan thuế gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký hóa đơn điện tử, cũng như các thông tin quan trọng khác.
Chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực:
- Chữ ký số là bắt buộc để ký điện tử vào các hồ sơ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và các hóa đơn điện tử sau này. Doanh nghiệp cần đảm bảo đã có chữ ký số từ một nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép và còn thời hạn sử dụng.
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT):
- Đây là văn bản chính thức để đề nghị cơ quan thuế cho phép áp dụng hóa đơn điện tử. Tờ khai này cần được lập theo đúng biểu mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông thường, phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ tạo lập tờ khai này một cách dễ dàng, sau đó doanh nghiệp chỉ cần ký số và gửi lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng:
- Tên phần mềm hóa đơn điện tử, tên nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Thông tin này sẽ được điền vào Tờ khai đăng ký.
Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản scan hoặc bản điện tử):
- Mặc dù không luôn được yêu cầu nộp trực tiếp khi đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng, nhưng bạn nên có sẵn để tham chiếu thông tin chính xác khi điền tờ khai.
Hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp (nếu có):
- Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể yêu cầu bạn cung cấp bản sao hợp đồng khi họ hỗ trợ bạn trong quy trình đăng ký hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cũng tương tự, nhưng có thể sẽ đơn giản hơn ở một số bước tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng địa phương và loại hình hộ kinh doanh. Tuy nhiên, chữ ký số và tờ khai đăng ký là bắt buộc.

Việc nắm rõ và chuẩn bị kỹ lưỡng các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử này sẽ giúp bạn hoàn tất việc đăng ký hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác, và sẵn sàng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Làm thế nào để chọn phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp?

Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quá trình đăng ký hóa đơn điện tử và hiệu quả khi áp dụng hóa đơn điện tử vào thực tế. Với thị trường đa dạng, việc đưa ra quyết định có thể khá khó khăn. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng để bạn cân nhắc:

1. Tính hợp pháp và uy tín của nhà cung cấp hóa đơn điện tử***

Giấy phép: Đảm bảo nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là tiêu chí quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử bạn phát hành.
Kinh nghiệm và danh tiếng: Ưu tiên các nhà cung cấp hóa đơn điện tử có kinh nghiệm lâu năm, được nhiều doanh nghiệp tin dùng và có phản hồi tích cực.
Hạ tầng: Hỏi về trung tâm dữ liệu, công nghệ bảo mật, khả năng phục hồi sau thảm họa của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

2. Tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử***

Đầy đủ nghiệp vụ: Phần mềm hóa đơn điện tử cần hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ từ lập, xuất, ký số, phát hành, gửi, quản lý, tra cứu, hủy, điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ thao tác, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và giảm thiểu sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Tích hợp: Khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP, CRM hiện có của doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu nhập liệu thủ công.
Lưu trữ và bảo mật: Phần mềm hóa đơn điện tử cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật theo quy định pháp luật (thường là 10 năm) và dễ dàng truy xuất khi cần. Các tính năng mã hóa, phân quyền truy cập là rất quan trọng.
Báo cáo và thống kê: Có khả năng tạo các báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn.
Tương thích: Phần mềm hóa đơn điện tử phải tương thích với nhiều trình duyệt, hệ điều hành.

3. Chi phí hóa đơn điện tử

Phí khởi tạo: Chi phí ban đầu để thiết lập hệ thống và đăng ký hóa đơn điện tử.
Phí gói cước: Các gói dịch vụ thường dựa trên số lượng hóa đơn phát hành hoặc số lượng người dùng. Cần tính toán số lượng hóa đơn dự kiến để chọn gói phù hợp.
Phí duy trì/hàng năm: Chi phí định kỳ để duy trì dịch vụ hóa đơn điện tử.
Phí phát sinh: Hỏi rõ về các khoản phí có thể phát sinh thêm (ví dụ: quá số lượng hóa đơn, thêm tính năng…).

4. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp hóa đơn điện tử có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố kịp thời 24/7 hoặc trong giờ hành chính.
Đào tạo: Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt sẽ cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết, video tutorials hoặc tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp/trực tuyến để giúp doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng hóa đơn điện tử.
Cập nhật quy định: Nhà cung cấp hóa đơn điện tử cần có khả năng cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử kịp thời khi có sự thay đổi về quy định pháp luật.

5. Thử nghiệm và đánh giá

Nếu có thể, yêu cầu dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí (trial) để tự mình trải nghiệm và đánh giá trước khi cam kết.
Tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác đang sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử đó.

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam mà bạn có thể tham khảo bao gồm MISA, Viettel, VNPT, FPT-TS, BKAV, Hilo. Mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có những ưu nhược điểm riêng, vì vậy việc cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí trên sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất cho việc đăng ký hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn.

Chi phí hóa đơn điện tử và các khoản phí liên quan khi đăng ký hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp quyết định đăng ký hóa đơn điện tử và áp dụng hóa đơn điện tử, việc tìm hiểu rõ về chi phí hóa đơn điện tử là điều cần thiết để lập kế hoạch ngân sách và tránh những phát sinh không mong muốn. Mặc dù hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí lâu dài so với hóa đơn giấy, nhưng vẫn có các khoản phí ban đầu và định kỳ cần phải chi trả.

Chi phí hóa đơn điện tử thường được chia thành các loại chính sau:

Chi phí mua Chữ ký số/Chứng thư số:
- Đây là chi phí bắt buộc vì chữ ký số là công cụ để ký điện tử vào các hóa đơn điện tử và các hồ sơ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.
- Mức phí này dao động tùy thuộc vào nhà cung cấp chữ ký số (VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA,…) và gói dịch vụ (thời hạn 1 năm, 2 năm, 3 năm).
- Thông thường, chi phí cho một gói chữ ký số 3 năm khoảng từ 1.500.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ.
**Chi phí mua *phần mềm hóa đơn điện tử* và gói dịch vụ:**
- Đây là khoản chi phí hóa đơn điện tử chính, tùy thuộc vào nhà cung cấp hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.
- Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử thường có nhiều gói dịch vụ khác nhau:
  - Gói theo số lượng hóa đơn: Phổ biến nhất, doanh nghiệp mua số lượng hóa đơn nhất định (ví dụ: 300, 500, 1000, 5000 số hóa đơn). Khi hết số lượng, phải mua thêm. Chi phí hóa đơn điện tử cho mỗi số hóa đơn sẽ giảm khi mua gói lớn hơn.
  - Gói theo thời gian: Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể cung cấp gói theo năm, không giới hạn số lượng hóa đơn (ít phổ biến hơn với HĐĐT có mã của CQT).
  - Phí khởi tạo/cài đặt: Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể tính phí khởi tạo ban đầu để thiết lập hệ thống, tích hợp với phần mềm kế toán hoặc đào tạo sử dụng. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử cạnh tranh đã miễn phí khoản này.
- Mức chi phí hóa đơn điện tử cho một gói 300-500 hóa đơn có thể từ vài trăm nghìn đến hơn 1 triệu VNĐ (chưa bao gồm VAT). Gói 1000-5000 hóa đơn có thể từ 1.500.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ.
- Phí duy trì hàng năm: Một số gói có thể yêu cầu phí duy trì hàng năm cho dịch vụ hỗ trợ và lưu trữ.
Chi phí tích hợp (nếu có):
- Nếu doanh nghiệp muốn tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với các hệ thống hiện có (ERP, phần mềm kế toán riêng biệt), có thể phát sinh thêm chi phí tùy chỉnh từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Tuy nhiên, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đã có khả năng tích hợp sẵn với các phần mềm kế toán phổ biến như Misa, Fast, Bravo, Amis, giúp giảm thiểu chi phí này.
Chi phí đào tạo và hỗ trợ:
- Mặc dù nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã bao gồm đào tạo và hỗ trợ trong gói dịch vụ, nhưng nếu doanh nghiệp yêu cầu đào tạo chuyên sâu hoặc hỗ trợ riêng biệt, có thể phát sinh thêm chi phí hóa đơn điện tử.
Các chi phí tiềm ẩn khác:
- Phí nâng cấp: Nếu nhu cầu sử dụng thay đổi, doanh nghiệp có thể cần nâng cấp gói dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, dẫn đến chi phí hóa đơn điện tử cao hơn.
- Phí gia hạn: Khi gói dịch vụ hóa đơn hết hạn, bạn sẽ cần gia hạn hoặc mua gói mới.

**So sánh *chi phí hóa đơn điện tử* với hóa đơn giấy:**

Mặc dù có các khoản chi phí hóa đơn điện tử ban đầu, nhưng về lâu dài, áp dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích tài chính đáng kể:

Giảm chi phí in ấn: Không cần mua phôi, giấy in, mực in.
Giảm chi phí vận chuyển: Gửi hóa đơn qua email hoặc cổng thông tin, không cần bưu điện.
Giảm chi phí lưu trữ: Lưu trữ điện tử an toàn, không cần kho bãi.
Giảm chi phí quản lý: Tự động hóa quy trình, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian nhân sự.

Tổng thể, chi phí hóa đơn điện tử thường thấp hơn đáng kể so với hóa đơn giấy truyền thống khi xét đến tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các gói dịch vụ và cân nhắc nhu cầu thực tế của mình để chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử với chi phí hóa đơn điện tử tối ưu nhất.

Những lưu ý quan trọng khi áp dụng hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hình thức giấy sang điện tử là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

Nắm vững quy định pháp luật:
- Luôn cập nhật và nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hiểu rõ các điều khoản về thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc, định dạng, chữ ký số, và quy định về xử lý sai sót. Điều này cực kỳ quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử và trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
- Biết rõ các trường hợp đặc biệt, miễn giảm, hoặc các quy định riêng cho ngành nghề của mình.
Đảm bảo chữ ký số hợp lệ và còn hạn sử dụng:
- Chữ ký số là yếu tố pháp lý bắt buộc trên mọi hóa đơn điện tử. Luôn kiểm tra tình trạng hiệu lực của chữ ký số. Hết hạn sẽ ảnh hưởng đến khả năng phát hành hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn.
**Lựa chọn *nhà cung cấp hóa đơn điện tử* uy tín và phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp:**
- Như đã đề cập ở mục trên, việc chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có kinh nghiệm, dịch vụ tốt và phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế là rất quan trọng.
- Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp tốt với các phần mềm kế toán hiện có của doanh nghiệp để tránh nhập liệu trùng lặp và sai sót.
Đào tạo nhân sự:
- Tổ chức các buổi đào tạo bài bản cho toàn bộ nhân sự có liên quan đến nghiệp vụ hóa đơn (kế toán, bán hàng, quản lý).
- Nội dung đào tạo cần bao gồm cách lập, phát hành, gửi, nhận, tra cứu, hủy/điều chỉnh hóa đơn điện tử và cách xử lý các tình huống phát sinh. Việc này giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử.
Thông báo và hướng dẫn khách hàng/đối tác:
- Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng cho khách hàng và đối tác về hình thức hóa đơn mới.
- Hướng dẫn khách hàng cách nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử để đảm bảo họ có thể tiếp nhận và sử dụng hóa đơn hợp lệ.
- Cung cấp kênh hỗ trợ khi khách hàng gặp khó khăn trong việc tiếp nhận hóa đơn điện tử.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành:
- Mặc dù phần mềm hóa đơn điện tử giúp giảm lỗi, nhưng việc kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn điện tử (tên, mã số thuế người mua, số tiền, mặt hàng, thuế suất…) trước khi ký số và phát hành là cực kỳ quan trọng. Sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ mất thời gian để xử lý và có thể ảnh hưởng đến tính pháp lý.
**Lưu trữ *hóa đơn điện tử* đúng quy định:**
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, toàn vẹn, đầy đủ và dễ dàng truy cập theo thời hạn quy định (thường là 10 năm).
- Phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín sẽ đảm bảo việc này. Doanh nghiệp cũng nên có kế hoạch sao lưu định kỳ để phòng tránh rủi ro.
**Xử lý sai sót trên **hóa đơn điện tử:
- Nắm rõ quy trình xử lý các trường hợp sai sót (hóa đơn sai, hóa đơn đã phát hành cần điều chỉnh/thay thế/hủy). Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rất rõ về vấn đề này.
- Liên hệ ngay với nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế nếu không chắc chắn về cách xử lý.
Đảm bảo kết nối internet ổn định:
- Vì mọi thao tác liên quan đến hóa đơn điện tử đều diễn ra trực tuyến, việc có một đường truyền internet ổn định là cần thiết để tránh gián đoạn công việc, đặc biệt khi phát hành số lượng lớn hóa đơn.
**Tận dụng các **lợi ích hóa đơn điện tử:
- Không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ, hãy khai thác tối đa các lợi ích hóa đơn điện tử mang lại như tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý, và tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Việc đăng ký hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn điện tử là một bước tiến lớn trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp. Nắm vững các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách thành công và bền vững.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử (FAQ)

Khi đăng ký hóa đơn điện tử và áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường có những thắc mắc chung. Dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi thường gặp để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan.

H3: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Có, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kể từ ngày 01/07/2022, các đối tượng này đều phải đăng ký hóa đơn điện tử và sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Một số trường hợp đặc biệt không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin có thể được phép kéo dài thời gian chuyển đổi hóa đơn điện tử hoặc được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh, nhưng đây chỉ là ngoại lệ.

H3: Thời hạn đăng ký hóa đơn điện tử là khi nào?

Theo quy định, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc biệt) phải hoàn thành việc đăng ký hóa đơn điện tử và áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập sau thời điểm này, việc đăng ký hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục đăng ký kinh doanh bắt buộc và cần thực hiện ngay sau khi có mã số thuế để có thể xuất hóa đơn hợp lệ.

H3: Hộ kinh doanh có cần đăng ký hóa đơn điện tử không?

Có, hầu hết hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải đăng ký hóa đơn điện tử. Cụ thể, các hộ kinh doanh có quy mô lớn, phát sinh doanh thu thường xuyên và đáp ứng các tiêu chí quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC về phương pháp tính thuế, hoặc các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, đều thuộc diện bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử. Ngay cả các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nộp thuế khoán cũng được khuyến khích đăng ký hóa đơn điện tử để dễ dàng quản lý và kê khai.

H3: Tôi cần làm gì nếu gặp sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử?

Khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ: lỗi phần mềm, không gửi được hóa đơn, sai sót thông tin trên hóa đơn đã phát hành), bạn nên thực hiện các bước sau:

**Liên hệ **nhà cung cấp hóa đơn điện tử: Đây là kênh hỗ trợ đầu tiên và nhanh nhất. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ có đội ngũ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề liên quan đến phần mềm hóa đơn điện tử.
Tra cứu hướng dẫn: Nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử có tài liệu, FAQ, hoặc video hướng dẫn chi tiết trên website.
Tham khảo quy định: Đối với các lỗi liên quan đến pháp lý (như hủy, điều chỉnh HĐĐT), hãy tham khảo lại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế.

H3: Làm thế nào để hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã phát hành?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ về việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.

Hóa đơn sai sót chưa gửi người mua: Có thể hủy hóa đơn sai, lập hóa đơn mới.
Hóa đơn sai sót đã gửi người mua: Tùy thuộc vào loại sai sót (sai mã số thuế, sai tiền, sai mặt hàng…) sẽ có các phương án xử lý khác nhau: lập hóa đơn điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế, hoặc lập biên bản điều chỉnh/thay thế và lập hóa đơn mới. Quy trình cụ thể cần được thực hiện thông qua phần mềm hóa đơn điện tử và gửi thông báo đến cơ quan thuế.

H3: Quy định pháp luật nào điều chỉnh về hóa đơn điện tử hiện nay?

Hai văn bản pháp luật chính điều chỉnh về hóa đơn điện tử tại Việt Nam là:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế, áp dụng đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nghiên cứu kỹ lưỡng các văn bản này để đảm bảo tuân thủ khi đăng ký hóa đơn điện tử và trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Kết luận

Việc đăng ký hóa đơn điện tử là một bước đi tất yếu và mang lại nhiều lợi ích hóa đơn điện tử đáng kể cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Từ việc tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí cho đến nâng cao tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, áp dụng hóa đơn điện tử là xu hướng không thể đảo ngược trong kỷ nguyên số. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử, các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cần thiết, và những lưu ý quan trọng, bạn đã có đủ thông tin để tự tin thực hiện việc đăng ký hóa đơn điện tử một cách thành công. Đừng ngần ngại liên hệ với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ cụ thể hơn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử này.

Để được tư vấn về các dịch vụ liên quan đến kinh doanh và thuế, bạn có thể tham khảo: