Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp là bước thiết yếu để sản phẩm của bạn có thể lưu thông trên thị trường, quản lý kho hiệu quả và xây dựng thương hiệu. Quy trình này bao gồm đăng ký tài khoản mới, nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán phí và chờ đợi kết quả từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, đảm bảo tính hợp pháp và công nhận quốc tế cho sản phẩm.

Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp cần những giấy tờ gì?

Để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý để đảm bảo hồ sơ hợp lệ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình đăng ký mã vạch sản phẩm diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Các giấy tờ chính cần thiết để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập doanh nghiệp: Đây là giấy tờ pháp lý cơ bản nhất, xác định tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Đảm bảo bản sao rõ ràng và còn hiệu lực.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có): Tuy không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng việc chuẩn bị giấy tờ này có thể hữu ích.
Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật: Để xác minh danh tính và quyền hạn của người ký hồ sơ.
Danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã vạch: Liệt kê các sản phẩm mà doanh nghiệp muốn đăng ký mã vạch sản phẩm. Điều này giúp cơ quan chức năng xác định số lượng mã vạch cần cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và loại hình mã vạch phù hợp (ví dụ: EAN-13, EAN-8).
Phiếu đăng ký sử dụng mã số mã vạch – Đơn đăng ký mã vạch sản phẩm: Đây là mẫu đơn theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Mẫu này sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về mình và các sản phẩm muốn cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp. Đảm bảo điền đầy đủ và chính xác tất cả các trường thông tin.
Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Bản sao văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp (đối với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù): Một số trường hợp cụ thể có thể yêu cầu thêm tài liệu này.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác tài liệu sẽ giúp quá trình cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, tránh các yêu cầu bổ sung mất thời gian.

Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp cần những giấy tờ gì?

Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp theo quy trình nào?

Để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, bạn cần tuân thủ quy trình cụ thể do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) quy định. Việc hiểu rõ từng bước sẽ giúp bạn thực hiện việc đăng ký mã vạch sản phẩm một cách hiệu quả và tránh sai sót.

Quy trình cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm các bước sau:

Bước 1: Khởi tạo tài khoản và nộp hồ sơ trực tuyến để đăng ký mã vạch sản phẩm
Đầu tiên, doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống đăng ký trực tuyến của GS1 Việt Nam. Tại đây, bạn sẽ thực hiện các thao tác để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp:
- Đăng ký tài khoản: Tạo một tài khoản mới trên cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam.
- Điền thông tin hồ sơ: Hoàn tất mẫu đơn đăng ký trực tuyến, cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm cần đăng ký mã vạch sản phẩm.
- Tải lên các tài liệu cần thiết: Đính kèm các bản sao giấy tờ đã chuẩn bị ở trên (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, CMND/CCCD của người đại diện, danh mục sản phẩm, v.v.). Đây là bước quan trọng để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp hợp lệ.
- Kiểm tra và nộp hồ sơ: Rà soát lại toàn bộ thông tin đã điền và các tài liệu đã tải lên trước khi bấm nút nộp hồ sơ.
Bước 2: Thanh toán phí cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ của bạn được hệ thống tiếp nhận, bạn sẽ nhận được thông báo về khoản phí cần thanh toán. Chi phí này bao gồm phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hàng năm.
- Thanh toán qua ngân hàng: Thực hiện chuyển khoản số tiền phí tới tài khoản của GS1 Việt Nam theo thông tin được cung cấp.
- Giữ lại biên lai: Lưu giữ biên lai hoặc xác nhận chuyển tiền để làm bằng chứng thanh toán. Việc thanh toán đầy đủ và đúng hạn là điều kiện tiên quyết để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp.
Bước 3: GS1 Việt Nam xử lý hồ sơ và cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp
Sau khi nhận được hồ sơ và xác nhận thanh toán, GS1 Việt Nam sẽ tiến hành kiểm tra và thẩm định.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: Cơ quan chức năng sẽ xem xét các tài liệu bạn đã nộp để đảm bảo chúng đầy đủ và hợp lệ. Nếu có bất kỳ thiếu sót nào, bạn sẽ được thông báo để bổ sung.
- **Xử lý và *cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp* tạm thời:** Nếu hồ sơ hợp lệ, GS1 Việt Nam sẽ cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và cấp mã số doanh nghiệp cho bạn. Mã số này là mã số gốc dùng để tạo ra các mã vạch cho từng sản phẩm.
- Thông báo kết quả: Bạn sẽ nhận được thông báo về việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp qua tài khoản đã đăng ký hoặc email.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch và hướng dẫn sử dụng
Khi quá trình cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp hoàn tất, GS1 Việt Nam sẽ gửi:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch: Đây là văn bản pháp lý xác nhận doanh nghiệp của bạn có quyền sử dụng mã số mã vạch đã được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp.
- Hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch: Tài liệu này cung cấp các nguyên tắc và quy định về việc tạo và in mã vạch cho từng sản phẩm, đảm bảo mã vạch được sử dụng đúng chuẩn quốc tế.
- Tạo mã vạch cho sản phẩm: Dựa trên mã số doanh nghiệp đã được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và hướng dẫn, bạn có thể tự tạo mã vạch cho từng sản phẩm của mình.

Dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm của doanh nghiệp

Lợi ích khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp là gì?

Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp mang lại vô số lợi ích chiến lược, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đăng ký mã vạch sản phẩm không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một công cụ quản lý mạnh mẽ.

Các lợi ích chính khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm:

Quản lý sản phẩm và kho hàng hiệu quả: Mã vạch giúp tự động hóa quá trình nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hóa. Mỗi sản phẩm được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp sẽ có một định danh duy nhất, giảm thiểu sai sót do con người và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Nâng cao năng lực bán hàng và thanh toán: Tại điểm bán, việc quét mã vạch giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác. Điều này cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng và tăng năng suất cho cửa hàng.
Tăng cường khả năng nhận diện thương hiệu: Sản phẩm có mã vạch chuẩn quốc tế thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch. Khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, bạn đang xây dựng niềm tin với người tiêu dùng và các đối tác kinh doanh.
Hỗ trợ hội nhập thị trường quốc tế: Mã vạch GS1 được công nhận toàn cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho sản phẩm của bạn xuất khẩu và lưu thông trên các thị trường quốc tế. Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp mở ra cánh cửa cho việc mở rộng thị trường.
Kiểm soát chất lượng và truy xuất nguồn gốc: Mã vạch có thể gắn với thông tin chi tiết về lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần thiết, đặc biệt hữu ích trong việc thu hồi sản phẩm lỗi.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp cho phép theo dõi sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp tối ưu hóa logistics và giảm chi phí vận hành.
Tuân thủ quy định pháp luật: Tại nhiều quốc gia, việc sử dụng mã vạch là bắt buộc đối với một số loại sản phẩm. Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý: Mã vạch dễ dàng tích hợp vào các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lý kho (WMS), phần mềm bán hàng POS, tạo nên một hệ sinh thái quản lý đồng bộ và hiệu quả.
Phân tích dữ liệu và ra quyết định: Dữ liệu từ việc quét mã vạch cung cấp thông tin quý giá về hành vi mua hàng, lượng hàng tồn kho, tốc độ bán ra của từng sản phẩm, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược.
Giảm thiểu chi phí in ấn và nhãn mác: Việc sử dụng mã vạch chuẩn mực giúp đồng bộ hóa thông tin, giảm thiểu sai sót và chi phí liên quan đến việc thiết kế và in ấn các loại nhãn mác khác nhau.
Tăng cường bảo mật và chống hàng giả: Mã vạch có thể kết hợp với các công nghệ chống hàng giả để bảo vệ thương hiệu và người tiêu dùng. Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp mang lại lớp bảo vệ đầu tiên.
Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và đối tác: Sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý sản phẩm thông qua mã vạch xây dựng niềm tin và củng cố mối quan hệ với các đối tác trong chuỗi cung ứng.
Hỗ trợ tiếp thị và quảng bá: Một số hệ thống mã vạch tiên tiến có thể liên kết với thông tin sản phẩm trực tuyến, cho phép khách hàng quét mã để tìm hiểu thêm về sản phẩm, các chương trình khuyến mãi, v.v., giúp cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp trở thành một công cụ tiếp thị.
Giảm thiểu lỗi nhập liệu: So với việc nhập liệu thủ công, quét mã vạch nhanh hơn và chính xác hơn, giảm đáng kể các lỗi phát sinh do con người, đặc biệt quan trọng khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp với số lượng lớn sản phẩm.

Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp mất bao lâu?

Thời gian để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp có thể dao động tùy thuộc vào việc doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và tốc độ xử lý của cơ quan chức năng. Tuy nhiên, quy trình này thường được chia thành hai giai đoạn chính: cấp mã số tạm thời và cấp giấy chứng nhận chính thức.

Thông thường, thời gian để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp diễn ra như sau:

Giai đoạn 1: Cấp mã số mã vạch tạm thời (Mã số doanh nghiệp):
- Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm hợp lệ và đã thanh toán đầy đủ phí, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) thường sẽ xử lý và cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp hoặc mã số doanh nghiệp cho bạn trong khoảng 1 – 3 ngày làm việc.
- Mã số này cho phép doanh nghiệp bắt đầu tạo và sử dụng mã vạch cho sản phẩm của mình ngay lập tức. Đây là mã số gốc, từ đó bạn có thể tạo ra hàng trăm, hàng nghìn mã vạch sản phẩm cụ thể (ví dụ: mã EAN-13).
Giai đoạn 2: Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch chính thức:
- Sau khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp tạm thời, GS1 Việt Nam sẽ tiến hành in và cấp Giấy chứng nhận chính thức.
- Thời gian để nhận được Giấy chứng nhận thường mất khoảng 15 – 30 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ và thanh toán phí. Giấy chứng nhận này sẽ được gửi về địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp.

Tổng kết lại, để cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp:

Bạn có thể bắt đầu sử dụng mã vạch cho sản phẩm chỉ sau 1-3 ngày kể từ khi nộp hồ sơ và thanh toán thành công (dựa trên mã số tạm thời).
Giấy chứng nhận chính thức sẽ được nhận trong khoảng 15-30 ngày (tùy thuộc vào tốc độ xử lý và gửi thư).

Lưu ý:

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng: Hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ đẩy nhanh quá trình. Mọi sai sót hoặc thiếu sót sẽ dẫn đến yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp.
Thời điểm nộp hồ sơ: Tránh các thời điểm cao điểm hoặc gần các ngày nghỉ lễ lớn, vì có thể ảnh hưởng đến tốc độ xử lý.
Dịch vụ hỗ trợ: Nếu bạn sử dụng dịch vụ của các đơn vị tư vấn, họ có thể giúp bạn tối ưu hóa quá trình chuẩn bị hồ sơ, giúp việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp diễn ra nhanh hơn và giảm thiểu sai sót.

Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp có phải duy trì hàng năm không?

Vâng, việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp không chỉ bao gồm chi phí đăng ký ban đầu mà còn yêu cầu doanh nghiệp phải đóng phí duy trì hàng năm. Đây là một điều kiện bắt buộc để đảm bảo quyền sử dụng mã số mã vạch đã được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và duy trì tính hợp lệ của chúng trên hệ thống GS1 toàn cầu.

**Lý do cần đóng phí duy trì khi **cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp:

Duy trì cơ sở dữ liệu: GS1 Việt Nam (đại diện của GS1 quốc tế) cần nguồn kinh phí để duy trì và cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu mã số mã vạch, đảm bảo rằng mã số của bạn là duy nhất và không bị trùng lặp với bất kỳ đơn vị nào trên thế giới.
Hỗ trợ kỹ thuật và quản lý: Phí duy trì cũng dùng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành, kiểm tra và hỗ trợ kỹ thuật cho các doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng mã vạch đúng tiêu chuẩn. Điều này rất quan trọng sau khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp.
Cập nhật tiêu chuẩn quốc tế: GS1 là tổ chức toàn cầu, luôn nghiên cứu và cập nhật các tiêu chuẩn mới nhằm nâng cao hiệu quả của mã số mã vạch. Phí duy trì giúp tổ chức này thực hiện các hoạt động đó.
Đảm bảo tính hợp pháp: Nếu doanh nghiệp không đóng phí duy trì, quyền sử dụng mã số mã vạch đã được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp có thể bị thu hồi hoặc bị tạm ngừng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc kinh doanh và đăng ký mã vạch sản phẩm cho các sản phẩm mới.

**Mức phí duy trì sau khi **cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp:

Mức phí duy trì thường được tính dựa trên số lượng mã số sản phẩm (mã định danh sản phẩm) mà doanh nghiệp được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp hoặc quy mô của doanh nghiệp. Các mức phí này được quy định cụ thể bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Hậu quả nếu không đóng phí duy trì:

Bị thu hồi quyền sử dụng: GS1 Việt Nam có quyền thu hồi hoặc tạm ngừng quyền sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp nếu không thanh toán phí duy trì đúng hạn. Hoạt động đăng ký mã vạch sản phẩm tiếp theo cho các sản phẩm mới cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Ảnh hưởng đến uy tín: Sản phẩm của bạn có thể bị từ chối nhập vào các chuỗi siêu thị, cửa hàng lớn hoặc bị các đối tác kinh doanh khác nghi ngờ về tính hợp pháp khi kiểm tra thông tin mã vạch trên hệ thống.
Khó khăn khi xuất khẩu: Các sản phẩm không có mã vạch hợp lệ có thể gặp rắc rối lớn khi làm thủ tục xuất nhập khẩu sang các thị trường yêu cầu tuân thủ tiêu chuẩn GS1.
Phải đăng ký lại: Nếu bị thu hồi, doanh nghiệp có thể phải thực hiện lại toàn bộ quy trình cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp từ đầu, điều này tốn kém cả về thời gian và chi phí.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý đến trách nhiệm đóng phí duy trì hàng năm sau khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật, đồng thời duy trì quyền đăng ký mã vạch sản phẩm và sử dụng chúng một cách hợp pháp.

Bảng tra cứu phí cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và phí duy trì hàng năm

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung về chi phí khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và các khoản phí duy trì, dưới đây là bảng tra cứu chi tiết (lưu ý: các mức phí này có thể thay đổi theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng từng thời kỳ).

| STT | Số lượng sản phẩm cần đăng ký mã vạch sản phẩm (được cấp mã số GS1-EAN) | Phí cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp | Phí duy trì hàng năm |
| :-: | :————————————————————————-: | :—————————————————–: | :————————–: |
| 1 | Từ 1 đến 10 sản phẩm (mã EAN-13) | 1.000.000 VNĐ | 500.000 VNĐ |
| 2 | Từ 11 đến 100 sản phẩm (mã EAN-13) | 1.500.000 VNĐ | 1.000.000 VNĐ |
| 3 | Từ 101 đến 1.000 sản phẩm (mã EAN-13) | 2.000.000 VNĐ | 1.500.000 VNĐ |
| 4 | Từ 1.001 đến 10.000 sản phẩm (mã EAN-13) | 2.500.000 VNĐ | 2.500.000 VNĐ |
| 5 | Từ 10.001 đến 100.000 sản phẩm (mã EAN-13) | 3.000.000 VNĐ | 3.500.000 VNĐ |

Lưu ý quan trọng:

**Phí đăng ký ban đầu (Phí **cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp): Khoản phí này chỉ đóng một lần duy nhất khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã vạch sản phẩm lần đầu.
Phí duy trì hàng năm: Khoản phí này phải được đóng định kỳ hàng năm để duy trì quyền sử dụng mã số mã vạch. Nếu không đóng, quyền sử dụng có thể bị thu hồi.
Mã EAN-13: Đây là loại mã vạch phổ biến nhất cho sản phẩm bán lẻ. Mỗi sản phẩm riêng lẻ (với các biến thể như màu sắc, kích thước…) cần một mã EAN-13 riêng biệt. Do đó, khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, bạn cần ước lượng chính xác số lượng sản phẩm dự kiến để chọn gói phù hợp.
Thay đổi mức phí: Các mức phí trên chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm hiện tại và có thể thay đổi theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với GS1 Việt Nam hoặc các đơn vị dịch vụ để có thông tin chính xác nhất về chi phí cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp tại thời điểm đăng ký.
Phí dịch vụ (nếu có): Nếu doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ đăng ký mã vạch sản phẩm, sẽ có thêm các khoản phí dịch vụ riêng.

Việc nắm rõ bảng phí này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách hợp lý cho quá trình cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và duy trì hoạt động kinh doanh lâu dài.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp

1. Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp có bắt buộc không?
2. Đăng ký mã vạch sản phẩm cho công ty hay cho sản phẩm?
3. Mã số mã vạch có hết hạn không?
4. Tôi có thể tự thiết kế mã vạch sau khi được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp không?
5. Làm thế nào để kiểm tra một mã vạch có hợp lệ không?
6. Nếu sản phẩm lỗi hoặc ngừng sản xuất, mã vạch đó có được sử dụng lại không?
7. Tôi có thể đăng ký mã vạch sản phẩm cho dịch vụ không?
8. Công ty nước ngoài có thể đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam không?
9. Có cần cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp cho từng biến thể của sản phẩm không (ví dụ: cùng một sản phẩm nhưng khác màu, khác dung tích)?

1. Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp có bắt buộc không?

Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp không phải là bắt buộc theo luật đối với tất cả các loại hình sản phẩm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sản phẩm của mình được bán tại các siêu thị, cửa hàng lớn, hoặc xuất khẩu ra nước ngoài, thì việc có mã vạch là gần như bắt buộc để đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý, vận hành và phân phối. Đăng ký mã vạch sản phẩm giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin.

2. Đăng ký mã vạch sản phẩm cho công ty hay cho sản phẩm?

Khi bạn tiến hành cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, thực chất bạn đang đăng ký một mã số doanh nghiệp (Prefix của GS1). Từ mã số doanh nghiệp này, bạn sẽ tự tạo ra các mã số riêng cho từng sản phẩm cụ thể của mình. Ví dụ, mã số doanh nghiệp là 893xxxxxx, thì các mã cho sản phẩm sẽ là 893xxxxxx001, 893xxxxxx002,… Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp là cấp cho chủ sở hữu, từ đó họ sẽ đăng ký mã vạch sản phẩm cụ thể.

3. Mã số mã vạch có hết hạn không?

Mã số mã vạch không có thời hạn hết hiệu lực tự thân, nhưng quyền sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào việc bạn có đóng phí duy trì hàng năm hay không. Nếu không đóng phí, quyền sử dụng mã số sẽ bị tạm ngừng hoặc thu hồi, khiến mã vạch không còn hợp lệ nữa. Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp đi kèm với trách nhiệm duy trì.

4. Tôi có thể tự thiết kế mã vạch sau khi được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp không?

Sau khi được cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và nhận được mã số doanh nghiệp từ GS1 Việt Nam, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế và in mã vạch cho sản phẩm của mình. Tuy nhiên, cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về kích thước, tỷ lệ, vị trí đặt, màu sắc… của GS1 để đảm bảo mã vạch có thể quét được chính xác. Hoặc bạn có thể thuê một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để in tem mã vạch.

5. Làm thế nào để kiểm tra một mã vạch có hợp lệ không?

Có nhiều cách để kiểm tra:

Sử dụng ứng dụng quét mã vạch: Quét mã vạch bằng các ứng dụng phổ biến trên điện thoại thông minh; nếu mã vạch hợp lệ, thông tin sản phẩm hoặc doanh nghiệp sẽ hiển thị (nếu đã được cập nhật vào hệ thống).
Tra cứu trên website GS1 Việt Nam: Truy cập trang web của GS1 Việt Nam và nhập mã số mã vạch để tra cứu thông tin doanh nghiệp sở hữu mã đó.
Liên hệ trực tiếp GS1 Việt Nam: Nếu nghi ngờ, bạn có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan này để xác minh.

6. Nếu sản phẩm lỗi hoặc ngừng sản xuất, mã vạch đó có được sử dụng lại không?

Không nên sử dụng lại mã vạch đã gán cho một sản phẩm khác, ngay cả khi sản phẩm gốc đã lỗi hoặc ngừng sản xuất. Mỗi mã số mã vạch phải là duy nhất cho một sản phẩm cụ thể và không được tái sử dụng để tránh gây nhầm lẫn trong hệ thống quản lý và cơ sở dữ liệu. Cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp là một quy trình cẩn trọng.

7. Tôi có thể đăng ký mã vạch sản phẩm cho dịch vụ không?

Mã vạch chủ yếu được thiết kế để định danh cho các sản phẩm vật lý. Đối với dịch vụ, thường sử dụng các hệ thống định danh khác như mã QR code hoặc các hệ thống quản lý nội bộ. Tuy nhiên, nếu dịch vụ của bạn có liên quan đến một sản phẩm hữu hình (ví dụ: thẻ thành viên, phiếu quà tặng), bạn có thể đăng ký mã vạch sản phẩm cho sản phẩm cụ thể đó.

8. Công ty nước ngoài có thể đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam không?

Một công ty nước ngoài có thể đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam nếu họ có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc công ty con được thành lập hợp pháp tại Việt Nam. Hồ sơ sẽ tương tự như doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm giấy phép thành lập của chi nhánh/văn phòng. Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp nước ngoài cũng tuân thủ quy định chung.

9. Có cần cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp cho từng biến thể của sản phẩm không (ví dụ: cùng một sản phẩm nhưng khác màu, khác dung tích)?

Có. Theo nguyên tắc của GS1, mỗi biến thể của một sản phẩm (khác nhau về màu sắc, kích thước, dung tích, thành phần, bao bì, v.v.) được coi là một mặt hàng riêng biệt và cần một mã số mã vạch riêng. Điều này giúp quản lý tồn kho và bán hàng chính xác hơn. Khi cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp, bạn cần tính toán số lượng biến thể để đăng ký gói phù hợp.

Việc cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp là một bước đi chiến lược quan trọng, mở ra cánh cửa cho sự phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Nếu quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình này hoặc cần được tư vấn chi tiết hơn về đăng ký mã vạch sản phẩm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại ThietKeWebWio.com qua Zalo 0934 023 850 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và đăng ký mã vạch sản phẩm hiệu quả, giúp sản phẩm của bạn sẵn sàng chinh phục thị trường.

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ cấp mã số mã vạch lần đầu cho doanh nghiệp và đăng ký mã vạch sản phẩm, vui lòng truy cập: