Để đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chính bao gồm việc xác định loại mã vạch phù hợp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) hoặc các tổ chức được ủy quyền, và chờ đợi cấp phép sử dụng. Quá trình này giúp sản phẩm của bạn dễ dàng quản lý, kiểm soát và lưu thông trên thị trường, đồng thời tăng cường uy tín với người tiêu dùng.
Đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới là gì?
Đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới là quá trình pháp lý và kỹ thuật mà các doanh nghiệp cần thực hiện để gán một chuỗi số và hình ảnh mã vạch duy nhất cho từng sản phẩm. Mã vạch, thường là loại EAN-13 hoặc UPC, đóng vai trò như “chứng minh thư” của sản phẩm, giúp nhận diện nhanh chóng và chính xác khi quét tại các điểm bán hàng, quản lý kho bãi, và theo dõi chuỗi cung ứng. Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều loại hàng hóa lưu thông trên thị trường mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong việc quản lý, tiếp thị và xây dựng thương hiệu.
Tại sao cần đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới?
Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Quản lý sản phẩm hiệu quả: Mã vạch giúp tự động hóa quá trình kiểm kê, nhập xuất kho, giảm thiểu sai sót do con người.
- Tăng tốc độ bán hàng: Quét mã vạch nhanh chóng tại quầy thanh toán giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
- Kiểm soát chất lượng và nguồn gốc: Dễ dàng truy xuất thông tin sản phẩm, hỗ trợ quản lý chất lượng và nguồn gốc xuất xứ.
- Mở rộng thị trường: Nhiều nhà phân phối, siêu thị yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ mới được bày bán.
- Xây dựng thương hiệu và uy tín: Mã vạch chính thức thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tiếp thị và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu bán hàng thông qua mã vạch để phân tích hành vi người tiêu dùng, tối ưu chiến lược kinh doanh.
Các loại mã vạch phổ biến khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới là gì?
Khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới, doanh nghiệp cần tìm hiểu về các loại mã vạch phổ biến để lựa chọn loại phù hợp nhất với sản phẩm và thị trường mục tiêu.
Mã EAN-13 (European Article Number):
Đây là loại mã vạch được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, đặc biệt là ở châu Âu và châu Á. EAN-13 bao gồm 13 chữ số, trong đó:
- 3 chữ số đầu tiên: Mã quốc gia (Ví dụ: Việt Nam là 893).
- 4 hoặc 5 chữ số tiếp theo: Mã doanh nghiệp (do GS1 Việt Nam cấp).
- 5 hoặc 4 chữ số tiếp theo: Mã sản phẩm (do doanh nghiệp tự quy định cho từng loại sản phẩm cụ thể).
- 1 chữ số cuối cùng: Mã kiểm tra (được tính toán tự động để đảm bảo tính chính xác).
EAN-13 phù hợp cho hầu hết các sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm, mỹ phẩm, v.v.
Mã UPC-A (Universal Product Code):
Phổ biến ở Bắc Mỹ (Mỹ và Canada), UPC-A có 12 chữ số. Cấu trúc của UPC-A tương tự EAN-13 nhưng không có mã quốc gia rõ ràng như EAN-13. Nhiều nhà bán lẻ quốc tế yêu cầu sản phẩm có cả EAN-13 và UPC-A nếu muốn thâm nhập thị trường Mỹ.
Mã QR Code (Quick Response Code):
Mặc dù không phải là mã vạch tuyến tính truyền thống, QR Code đang ngày càng được sử dụng phổ biến. QR Code có thể chứa nhiều thông tin hơn (văn bản, URL, hình ảnh, video) và có thể được quét bằng điện thoại thông minh. Doanh nghiệp có thể sử dụng QR Code song song với EAN-13 hoặc UPC-A để cung cấp thêm thông tin sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, hoặc liên kết đến website/mạng xã hội.
Lựa chọn loại mã vạch nào khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới?
Đối với thị trường Việt Nam và hầu hết các nước trên thế giới, đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới chủ yếu tập trung vào mã EAN-13. Nếu bạn có kế hoạch xuất khẩu sang thị trường Bắc Mỹ, việc xem xét thêm UPC-A là cần thiết. QR Code có thể được thêm vào như một công cụ tiếp thị bổ trợ.
Quy trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới chi tiết
Quá trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới thường bao gồm các bước sau đây. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới
Đây là bước cực kỳ quan trọng quyết định thời gian và tính hợp lệ của việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Đối với doanh nghiệp (Công ty Cổ phần, Công ty TNHH):
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu. Đây là tài liệu pháp lý chứng minh sự tồn tại của doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh liên quan đến đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế: Nếu có trong giấy đăng ký kinh doanh thì không cần.
- Đăng ký nhãn hiệu sản phẩm (nếu có): Bản sao. Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc có nhãn hiệu đã đăng ký sẽ giúp tăng cường tính độc quyền cho sản phẩm khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
- **Danh mục sản phẩm cần **đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới: Liệt kê tên sản phẩm, chủng loại, quy cách, ký hiệu riêng (SKU) nếu có. Đây là cơ sở để GS1 Việt Nam cấp dải số mã vạch.
- Phiếu đăng ký sử dụng mã số, mã vạch: Theo mẫu quy định của GS1 Việt Nam.
- Bản kê khai các loại sản phẩm (Product Data Sheet): Mô tả chi tiết từng loại sản phẩm.
- Giấy ủy quyền (nếu thông qua dịch vụ): Nếu bạn sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới của bên thứ ba, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Đối với hộ kinh doanh cá thể:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Bản sao công chứng.
- Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân: Nếu có.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh: Bản sao công chứng.
- **Danh mục sản phẩm cần **đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới: Tương tự như doanh nghiệp.
- Phiếu đăng ký sử dụng mã số, mã vạch: Theo mẫu.
- Bản kê khai các loại sản phẩm.
Bước 2: Nộp hồ sơ và thanh toán phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp tại:
- Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam): Đây là cơ quan đầu mối quản lý và cấp mã vạch tại Việt Nam.
- Các chi nhánh, văn phòng đại diện của GS1 Việt Nam: Tại các địa phương.
- Các tổ chức được GS1 Việt Nam ủy quyền: Như các trung tâm kiểm định, các công ty dịch vụ chuyên về đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
**Phí **đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới: Phí này bao gồm phí cấp mã số doanh nghiệp và phí duy trì hàng năm. Mức phí sẽ phụ thuộc vào số lượng sản phẩm dự kiến đăng ký và quy mô doanh nghiệp. GS1 Việt Nam có biểu phí công khai, bạn nên tham khảo trước.
Bước 3: Chờ cấp mã số và sử dụng mã vạch
- Sau khi nộp hồ sơ và thanh toán phí, GS1 Việt Nam sẽ xem xét hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, bạn sẽ được cấp một dải mã số doanh nghiệp.
- Thời gian cấp phép: Thường dao động từ 10-15 ngày làm việc. Trong thời gian này, bạn sẽ nhận được thông báo về mã số doanh nghiệp của mình.
- Tự gán mã sản phẩm: Dựa trên dải mã số doanh nghiệp được cấp, bạn sẽ tự quy định các mã số cho từng sản phẩm cụ thể của mình. Ví dụ, nếu mã doanh nghiệp là 893xxxx, bạn có thể gán mã sản phẩm là 893xxxx00001, 893xxxx00002, v.v. Điều quan trọng là mỗi sản phẩm (mẫu mã, quy cách) phải có một mã vạch riêng biệt.
- Thiết kế và in mã vạch: Sau khi có mã số sản phẩm, bạn cần thiết kế hình ảnh mã vạch (hình ảnh các vạch đen trắng) bằng phần mềm chuyên dụng hoặc thông qua dịch vụ in ấn. Đảm bảo mã vạch rõ ràng, dễ quét và tuân thủ các tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc.
- Sử dụng mã vạch: In mã vạch lên bao bì sản phẩm, tem nhãn và bắt đầu đưa sản phẩm ra thị trường.
Bước 4: Duy trì và gia hạn sử dụng mã vạch
- Phí duy trì hàng năm: Mã vạch không phải là cấp một lần dùng mãi mãi. Doanh nghiệp cần đóng phí duy trì hàng năm cho GS1 Việt Nam để tiếp tục sử dụng mã số đã được cấp.
- Gia hạn định kỳ: Cần theo dõi thời hạn để gia hạn kịp thời, tránh tình trạng mã vạch bị đình chỉ hoặc thu hồi, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Thay đổi thông tin: Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin doanh nghiệp hoặc sản phẩm đã đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới, cần thông báo và cập nhật với GS1 Việt Nam.
Việc tuân thủ quy trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và uy tín trên thị trường.
Những điều cần lưu ý khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới
Quá trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới tuy có vẻ đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều chi tiết cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả và tránh những rắc rối không đáng có.
Lựa chọn loại mã vạch phù hợp:
- Xác định thị trường mục tiêu: Như đã đề cập, EAN-13 phổ biến ở hầu hết thế giới, trong khi UPC-A chủ yếu cho Bắc Mỹ. Việc lựa chọn đúng loại mã vạch là rất quan trọng để sản phẩm có thể lưu hành, đặc biệt là khi bạn có ý định xuất khẩu.
- Mã số doanh nghiệp và mã sản phẩm: Doanh nghiệp chỉ được cấp một mã số doanh nghiệp duy nhất. Nhiệm vụ của bạn là quản lý và gán các mã sản phẩm con một cách khoa học, sao cho mỗi SKU (Stock Keeping Unit – đơn vị lưu kho) tương ứng với một mã vạch riêng biệt. Ví dụ, cùng một loại kem đánh răng nhưng có trọng lượng khác nhau (100g, 150g) hoặc hương vị khác nhau (bạc hà, trà xanh) đều cần có mã vạch riêng.
- Mã QR Code: Cân nhắc sử dụng song song QR Code để cung cấp thêm thông tin tương tác với khách hàng, tăng trải nghiệm người dùng.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo tất cả thông tin trong hồ sơ đều khớp với giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế…). Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, làm chậm trễ quá trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
- Bản sao công chứng: Đối với các giấy tờ yêu cầu bản sao công chứng, hãy đảm bảo tính hợp lệ của chúng.
- Danh mục sản phẩm rõ ràng: Liệt kê chi tiết các sản phẩm, tránh sự mơ hồ. Điều này giúp GS1 Việt Nam cấp dải mã số phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn.
Phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới và duy trì:
- Hiểu rõ biểu phí: Nắm vững cấu trúc phí ban đầu và phí duy trì hàng năm để lập kế hoạch tài chính phù hợp. Đừng quên tính cả phí gia hạn khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
- Gia hạn đúng hạn: Việc không đóng phí duy trì hoặc gia hạn đúng hạn có thể dẫn đến việc mã vạch bị thu hồi, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của sản phẩm.
Thiết kế và in mã vạch đúng tiêu chuẩn:
- Kích thước và vị trí: Đảm bảo mã vạch có kích thước phù hợp, dễ quét. Đặt mã vạch ở vị trí dễ nhìn, không bị che khuất trên bao bì sản phẩm.
- Độ tương phản: Sử dụng màu sắc tương phản cao (thường là vạch đen trên nền trắng) để máy quét có thể đọc mã vạch một cách chính xác. Tránh các màu sắc quá nhạt hoặc quá sặc sỡ làm giảm khả năng đọc.
- Chất lượng in ấn: Mã vạch phải được in rõ nét, không bị nhòe, đứt đoạn. Sử dụng công nghệ in ấn chất lượng cao.
- Kiểm tra kỹ trước khi sản xuất hàng loạt: Luôn quét thử mã vạch đã in trên một vài mẫu sản phẩm để đảm bảo khả năng đọc trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.
Quản lý thông tin sản phẩm:
- Hệ thống quản lý nội bộ: Sau khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới, doanh nghiệp cần có một hệ thống nội bộ để quản lý thông tin gắn với từng mã vạch (tên sản phẩm, giá, mô tả, ngày sản xuất, hạn sử dụng…). Điều này giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
- Cập nhật thông tin: Khi có thay đổi về sản phẩm (cải tiến bao bì, thay đổi thành phần…), cần cập nhật thông tin trong hệ thống quản lý nội bộ và thông báo cho GS1 Việt Nam nếu cần.
Tận dụng dịch vụ chuyên nghiệp:
- Đối với các doanh nghiệp mới hoặc bận rộn: Việc sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới chuyên nghiệp có thể giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác. Các đơn vị này thường có kinh nghiệm làm việc với GS1 Việt Nam và hiểu rõ các thủ tục phức tạp. Dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới tại ThietKeWebWio.com hoặc ThietKeWebChuyen.com có thể hỗ trợ bạn từ A-Z.
- Tư vấn chuyên sâu: Các chuyên gia có thể tư vấn về loại mã vạch phù hợp, cách tối ưu hóa quá trình quản lý mã vạch sau này.
Việc chú ý đến những điều trên sẽ giúp quá trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới của bạn diễn ra thuận lợi, đảm bảo sản phẩm có thể lưu thông trơn tru trên thị trường và đạt được hiệu quả kinh doanh như mong muốn.
FAQ về đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới mà các doanh nghiệp thường thắc mắc.
1. Đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới mất bao lâu?
Thời gian để đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới thường dao động từ 10 đến 15 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ và thanh toán phí. Tuy nhiên, nếu hồ sơ có sai sót cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài hơn.
2. Phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới là bao nhiêu?
Phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới bao gồm phí cấp mã số ban đầu và phí duy trì hàng năm. Mức phí này phụ thuộc vào số lượng sản phẩm dự kiến đăng ký và quy mô doanh nghiệp. Bạn nên truy cập website chính thức của GS1 Việt Nam hoặc liên hệ trực tiếp để có biểu phí chi tiết nhất.
3. Hộ kinh doanh cá thể có được đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới không?
Có, hộ kinh doanh cá thể hoàn toàn có thể đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, CMND/CCCD của chủ hộ cùng các giấy tờ liên quan đến sản phẩm như doanh nghiệp.
4. Mã vạch đã đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới có giá trị bao lâu?
Mã vạch được cấp có giá trị vĩnh viễn, tuy nhiên doanh nghiệp cần đóng phí duy trì hàng năm cho GS1 Việt Nam để tiếp tục sử dụng. Nếu không đóng phí duy trì, mã vạch có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.
5. Nếu sản phẩm có nhiều màu hoặc nhiều kích cỡ thì sao khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới?
Mỗi biến thể của sản phẩm (SKU) cần có một mã vạch riêng biệt. Ví dụ, áo thun màu đỏ size M và áo thun màu xanh size L đều cần có mã vạch riêng. Bạn sẽ sử dụng dải mã số doanh nghiệp được cấp để tự gán mã số cho từng biến thể sản phẩm.
6. Tôi có thể tự thiết kế và in mã vạch không?
Sau khi được cấp dải mã số, bạn có thể tự thiết kế hình ảnh mã vạch bằng phần mềm chuyên dụng hoặc sử dụng dịch vụ in ấn. Điều quan trọng là đảm bảo mã vạch được in đúng tiêu chuẩn kích thước, độ tương phản và độ rõ nét để máy quét có thể đọc được.
7. Đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới có bắt buộc không?
Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới không phải là bắt buộc đối với tất cả sản phẩm, tuy nhiên, hầu hết các nhà phân phối lớn, siêu thị, trung tâm thương mại đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ. Điều này giúp quản lý hàng hóa và thanh toán dễ dàng. Ngoài ra, việc có mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm hiệu quả và tăng uy tín.
8. Điều gì xảy ra nếu tôi không đóng phí duy trì mã vạch?
Nếu doanh nghiệp không đóng phí duy trì hàng năm, GS1 Việt Nam có thể đình chỉ quyền sử dụng mã số doanh nghiệp của bạn. Điều này có nghĩa là các mã vạch đã gán cho sản phẩm của bạn sẽ không còn được công nhận chính thức, gây khó khăn trong việc phân phối và bán hàng.
9. Có cần đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới từng sản phẩm một không?
Không, doanh nghiệp sẽ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới bằng cách xin cấp một dải mã số doanh nghiệp (ví dụ, 893xxxx). Sau đó, bạn sẽ tự gán các mã số sản phẩm cụ thể (ví dụ, 893xxxx00001, 893xxxx00002…) cho từng loại sản phẩm của mình dựa trên dải mã số đã được cấp.
HowTo đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới
Đây là hướng dẫn từng bước để bạn có thể tự đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới một cách hiệu quả.
Table of Contents
- ### Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý và thông tin sản phẩm
- ### Bước 2: Điền đơn đăng ký và bản kê khai sản phẩm (Product Data Sheet)
- ### Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
- ### Bước 4: Nhận kết quả và tự gán mã sản phẩm
- ### Bước 5: Thiết kế, in ấn và kiểm tra mã vạch
- ### Bước 6: Duy trì và gia hạn mã vạch
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý và thông tin sản phẩm
Trước tiên, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ các giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới.
- 1.1. Chuẩn bị giấy tờ pháp lý:
- Đối với doanh nghiệp: Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (có công chứng).
- Đối với Hộ kinh doanh cá thể: Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký Hộ kinh doanh (có công chứng) và bản sao CMND/CCCD của chủ hộ.
- **1.2. Lên danh sách sản phẩm cần **đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới:
- Liệt kê chi tiết tất cả các sản phẩm của bạn, bao gồm tên sản phẩm, các biến thể (kích thước, màu sắc, hương vị, trọng lượng…), và bất kỳ thông tin nhận diện độc đáo nào. Mỗi biến thể sản phẩm cần một mã vạch riêng.
- Ước tính số lượng sản phẩm dự kiến đăng ký để chọn gói mã số phù hợp (ví dụ: 100 mã, 1.000 mã, 10.000 mã).
Bước 2: Điền đơn đăng ký và bản kê khai sản phẩm (Product Data Sheet)
Các biểu mẫu này thường có sẵn trên website của GS1 Việt Nam (Tổ chức Mã số Mã vạch Việt Nam).
- 2.1. Điền Phiếu đăng ký sử dụng mã số, mã vạch:
- Điền đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp/hộ kinh doanh vào phiếu theo mẫu.
- Ghi rõ số lượng mã vạch dự kiến bạn muốn được cấp.
- 2.2. Điền Bản kê khai các loại sản phẩm (Product Data Sheet):
- Điền chi tiết thông tin từng loại sản phẩm đã chuẩn bị ở Bước 1.2 vào bản kê khai này. Điều này giúp GS1 Việt Nam xác minh loại hình sản phẩm và quản lý thông tin.
Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
- 3.1. Nộp hồ sơ:
- Bạn có thể nộp trực tiếp tại trụ sở GS1 Việt Nam (Hà Nội hoặc TP.HCM) hoặc các văn phòng đại diện trên toàn quốc.
- Ngoài ra, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện hoặc thông qua các đơn vị dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới ủy quyền.
- 3.2. Thanh toán phí:
- Thanh toán phí cấp mã số ban đầu và phí duy trì năm đầu tiên theo biểu phí của GS1 Việt Nam. Bạn có thể thanh toán trực tiếp hoặc chuyển khoản tùy theo hướng dẫn.
Bước 4: Nhận kết quả và tự gán mã sản phẩm
- 4.1. Nhận thông báo cấp mã số:
- Sau khoảng 10-15 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ), GS1 Việt Nam sẽ gửi thông báo cấp mã số doanh nghiệp (ví dụ: một dải mã EAN-13 bắt đầu bằng 893 cùng 4-5 chữ số doanh nghiệp của bạn).
- 4.2. Tự gán mã số cho từng sản phẩm:
- Dựa vào dải mã số được cấp, bạn sẽ tự quy định các mã số cho từng loại, từng biến thể sản phẩm.
- Ví dụ: Nếu mã doanh nghiệp là 893xxxx, sản phẩm A biến thể 1 sẽ có mã 893xxxx00001, sản phẩm A biến thể 2 sẽ có mã 893xxxx00002, v.v. (4-5 số cuối là do doanh nghiệp tự đặt, đảm bảo không trùng lặp trong nội bộ).
- Đừng quên tính toán chữ số kiểm tra (checksum digit) cuối cùng. Có nhiều công cụ online miễn phí hoặc phần mềm có thể giúp bạn làm việc này.
Bước 5: Thiết kế, in ấn và kiểm tra mã vạch
- 5.1. Thiết kế hình ảnh mã vạch:
- Sử dụng các phần mềm thiết kế đồ họa hoặc công cụ tạo mã vạch trực tuyến để chuyển mã số bạn vừa gán thành hình ảnh mã vạch chuẩn (vạch đen trắng). Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn EAN-13 về kích thước và tỷ lệ.
- 5.2. In ấn mã vạch:
- In mã vạch trực tiếp lên bao bì sản phẩm hoặc lên tem nhãn dán.
- Đảm bảo chất lượng in tốt: rõ nét, không nhòe, không đứt đoạn, độ tương phản cao (vạch đen trên nền trắng hoặc tương tự).
- 5.3. Kiểm tra mã vạch:
- Sử dụng máy quét mã vạch chuyên dụng hoặc ứng dụng quét mã vạch trên điện thoại thông minh để kiểm tra khả năng đọc của mã vạch đã in.
- Kiểm tra một vài mẫu sản phẩm đã in để đảm bảo tính chính xác trước khi sản xuất hàng loạt.
Bước 6: Duy trì và gia hạn mã vạch
- 6.1. Quản lý thông tin mã vạch nội bộ:
- Xây dựng một hệ thống để quản lý danh sách các mã vạch đã gán cho sản phẩm, tránh trùng lặp và dễ dàng truy xuất thông tin sản phẩm.
- 6.2. Đóng phí duy trì hàng năm:
- Theo dõi thông báo từ GS1 Việt Nam và đóng phí duy trì đúng hạn. Điều này là bắt buộc để tiếp tục sử dụng mã vạch hợp pháp.
- 6.3. Cập nhật thông tin (nếu có):
- Nếu doanh nghiệp có thay đổi tên, địa chỉ, hoặc các thông tin quan trọng khác, hãy chủ động thông báo và cập nhật với GS1 Việt Nam.
Việc tuân thủ từng bước trong quy trình HowTo này sẽ giúp bạn đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Bạn đang tìm kiếm dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới chuyên nghiệp và nhanh chóng? Hãy liên hệ ngay với ThietKeWebWio.com qua Zalo 0934 023 850 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi với 10 năm kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoàn tất mọi thủ tục một cách hiệu quả nhất, đảm bảo sản phẩm của bạn sẵn sàng ra thị trường một cách hợp pháp và chuyên nghiệp.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới tại đây:
